Bedrijfspresentatie maken? Dit zijn de allerbeste tips!

Met een bedrijfspresentatie wil je graag inspireren en indruk maken op jouw klanten.  Deze presentatie is meestal een eerste live indruk van jouw bedrijf en je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken. Dus inspireer jouw klant direct met een professionele en inhoudelijke presentatie. Want uiteindelijk willen we allemaal een goede band opbouwen met de klant om hem of haar wat te verkopen. Zo simpel is het.

Een professionele bedrijfspresentatie helpt jou om een product makkelijker te verkopen. Een goede presentatie is afhankelijk van een aantal factoren. De inhoud van de presentatie, de techniek die je gebruikt, het design en de communicatie. Hieronder gaan we op de eerste drie onderwerpen in. De communicatie houdt in hoe jij het verhaal aan de klant verteld. Wil je daar meer over weten. Lees dan het blog met de beste presentatie tips van TED.

Wil je…

… meer omzet behalen?

… het vertrouwen winnen van je klanten?

… één presentatie gebruiken voor verschillende doelgroepen?

… een inspirerende presentatie?

Heb je vier keer ja geantwoord? Lees dan verder voor advies over je zakelijke presentatie!

Waar voldoet een goede bedrijfspresentatie aan?

Een professionele bedrijfspresentatie voldoet volgens ons aan drie onderwerpen. De inhoud van de bedrijfspresentatie, de techniek die je gaat gebruiken en het vormgeven van de presentatie. Hieronder beschrijven we deze tips in een aantal stappen. Bij tip 3 openen we PowerPoint. We zien vaak dat PowerPoint al open staat als de eerste twee stappen nog niet zijn afgerond. Het advies is om dit niet te doen, zodat je eerst alles duidelijk hebt voor jezelf. Je zult zien dat je daarna de PowerPoint sneller kunt vullen met informatie en dat je veel doelgerichter bezig bent.

Liever je bedrijfspresentatie laten maken door een PowerPoint specialist? Bereken direct de kosten voor een corporate presentatie!

Inhoud voor een goede bedrijfspresentatie:

Tip 1: Bedrijfspresentatie inhoud (content bepalen)
1.1 Waarom geef je de presentatie?
1.2 Wat is de doelgroep en het kennisniveau?
1.3 Welke doelstelling wil je bereiken met je presentatie(s)?
1.4 In wat voor setting zal de presentatie gegeven worden?
1.5 Wat wordt de daadwerkelijke inhoud en de structuur?

Tip 2: Techniek bepalen
2.1 Welke software ga je gebruiken?
2.2 Welke apparatuur zal er gebruikt gaan worden?
2.3 Welk formaat van de presentatie hanteer je, en waarom?
2.4 Wordt de presentatie interactief of chronologisch?

Tip 3: Vormgeven presentatie
3.1 Is er een standaard template beschikbaar of moet deze nog ontwikkeld worden?
3.2 Hoe kan ik de presentatie het beste gaan vullen?

4. Zelf een inspirerende bedrijfspresentatie maken in 12 stappen
4.1 Intro / beginpagina
4.2 Interactieve agenda
4.3 Team voorstellen
4.4 Visie en Missie
4.5 Tijdlijn
4.6 Grafieken
4.7 Tabellen
4.8 Slides met veel tekst aantrekkelijk maken
4.9 Processen met SmartArt
4.10 Screenshot met behulp van een Mock-up

Tip 1: Bedrijfspresentatie inhoud (content bepalen)

1.1 Waarom geef je de presentatie?

Heb je al wel goed nagedacht waarom je de presentatie gaat geven? Wat is de WHY van jouw bedrijf of product dat je wilt overbrengen? Oftewel waar sta je voor als organisatie en wat wil je ermee bereiken? Is dat bijvoorbeeld professionaliteit uitstralen of vertrouwen winnen? Bedenk goed wat jou anders maakt dan de concurrent.

1.2 Wat is de doelgroep en het kennisniveau?

Weet jij wie je doelgroep(en) zijn? Deze doelgroep kun je bepalen op het niveau van branche, bedrijf en functie. Daarnaast is het belangrijk om te weten of het om een potentiele klant gaat of om het onderhouden van een relatie.

Voorbeeld: Als je bij een relatie op bezoek bent wil je niet nog een keer de historie van het bedrijf vertellen, maar misschien wil je direct door naar nieuwe producten of innovaties. Dan kan het ook nog zijn dat je met een techneut praat en alle details wilt bespreken. Een CEO van het bedrijf wil je overtuigen door het “waarom” van het nieuwe product uit te leggen in plaats van de technische details.

1.3 Welke doelstelling wil je bereiken met je presentatie(s)?

Weet je wat je met de presentatie wilt bereiken? Heb je voor jezelf een SMART doelstelling op papier gezet? Wil je de doelgroep alleen informeren of wil je direct verkopen? Wil je draagvlak creëren voor een nieuw idee of wil je vertrouwen wekken? Zet deze doelstelling voor jezelf op papier en je zult zien dat de insteek van je presentatie doelgerichter zal worden. Nadat je de doelstellingen bepaald hebt, probeer je dan per slide af te vragen, of deze bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je de slides beter verwijderen omdat ze geen toegevoegde waarde hebben.

1.4 In wat voor setting zal de presentatie gegeven worden?

Geef je de presentatie 1-op-1, voor een groep van 10 mensen of in een zaal met 100 personen? Het is van wezenlijk belang om dit jezelf af te vragen. Het is natuurlijk ook mogelijk dat je de presentatie voor meerdere settingen wilt gebruiken. Het gaat er alleen om dat je goed nadenkt over deze keuzes en dat je de presentatie daar op af kunt stemmen.

1.5 Wat wordt de daadwerkelijke inhoud en de structuur?

Aan de hand van de bovenstaande antwoorden kun je een structuur en verhaallijn gaan bepalen voor jezelf. Schrijf voor je zelf de antwoorden op de vragen 1.1 t/m 1.3 uit zodat je voor jezelf duidelijk hebt wat voor verhaallijn je wilt gaan schrijven en wat de structuur van je presentatie gaat worden. Een veel voorkomende structuur die gehanteerd wordt is als volgt:

Persoonlijk voorstellen
Kort verhaal over jezelf. Wat is je achtergrond, je functie, wat zijn je drijfveren en je eventuele hobby’s. Veel mensen zien deze stap over het hoofd, maar het is juist erg belangrijk om een persoonlijke connectie maken, voordat je begint met een zakelijke boodschap.

Over ons
Algemene informatie over het bedrijf. Onder andere: Wat doen we? Hoeveel medewerkers zijn er? Waar zitten we?

Missie en visie
Waar staat het bedrijf voor en waar willen we naar toe?

Strategie
Hoe ziet de markt eruit en hoe opereert het bedrijf binnen deze markt? Op welke manier willen wij onze doelstellingen realiseren?

Corporate Story (Opsomming van de geschiedenis van het bedrijf)
Een overzicht van mijlpalen in de vorm van jaartallen, toelichting en eventueel bijbehorende afbeeldingen.

Producten / diensten
Welke producten en diensten levert het bedrijf en wat zijn de kenmerken en voordelen hiervan?

Partners
Met welke bedrijven werkt het bedrijf zoal samen? Wat zijn de redenen en voordelen van deze samenwerkingen?

Referenties
Wie zijn onze klanten en wat zeggen ze over ons?

Samenvatting
Algemene samenvatting. Wat is de doelstelling van de presentatie?

Afsluiting
Hier kun je bijvoorbeeld eindigen met een call-to-action.

Bekijk in onderstaande video hoe wij een brainstormsessie houden om de inhoud van de presentatie te bepalen:

Tip 2: Techniek bepalen

2.1 Welke software ga je gebruiken?

Er zijn verschillende soorten software die je kunt gebruiken om een presentatie te maken. Wij hebben diverse programma’s getest. We hebben voor PowerPoint gekozen omdat het volgens ons de meest uitgebreide tool is om inspirerende presentaties te maken. Maar zelfs als je voor PowerPoint hebt gekozen heb je nog meerdere versies. De nieuwste versie is PowerPoint 2016, deze is beschikbaar in Office365. Deze versie bevat alle mogelijkheden zoals Zoom en Morph. Een ander verschil zit hem in Mac of Windows. In de laatste PowerPoint versie van Mac zitten bijna alle functionaliteiten, maar met een Windows versie ben je verzekert van alle functionaliteiten.

Op de vraag welke software je wilt gebruiken hebben wij een video gemaakt over de verschillen tussen PowerPoint en Prezi.

2.2 Welke apparatuur zal er gebruikt gaan worden?

Gebruik je een Apple of een Windows besturingssysteem? Presenteer je op een beamer of een LED scherm? Laat je de presentatie zien op een laptop of Ipad? Dit zijn essentiële vragen die je jezelf moet stellen. Het is toch jammer als je alles op een Windows besturingssysteem hebt gemaakt en je merkt dat alles niet op je Apple device werkt.

2.3 Welk formaat van de presentatie hanteer je, en waarom?

Een andere reden waarom je wilt weten op welk device je gaat presenteren is het formaat van je presentatie. Tegenwoordig kunnen alle schermen 16:9 aan. Vaak genoeg zien we nog iemand presenteren met twee grote zwarte balken aan de zijkanten. Dat ziet er niet mooi uit en je mist daardoor ook nog eens ruimte voor jouw verhaal op het scherm.

2.4 Wordt de presentatie interactief of chronologisch?

Een interactieve presentatie betekent dat je een agenda maakt met aanklikbare knoppen. Dit heeft als voordeel dat men niet meer chronologisch door de vele slides hoeft te lopen. Bij een interactieve presentatie kan dus ter plekke de informatie gekozen worden, die op dat moment relevant is. Je kunt een interactieve presentatie ook zo bouwen dat je zowel chronologisch als interactief kunt presenteren. Als je de presentatie alleen gebruikt om aan grote groepen te presenteren dan is het raadzaam om een chronologische presentatie te maken.

Daarnaast is het belangrijk hoe je de presentatie bedient. Voor een grote groep kun je beter een presenter gebruiken. Wanneer je 1-op-1 een gesprek hebt, gebruik je het toetsenbord of de muis. Per setting kan dit dus verschillen.

Tip 3: Vormgeven presentatie

3.1 Is er een standaard template beschikbaar of moet deze nog ontwikkeld worden?

Wij werken altijd vanuit een template. Het voordeel daarvan is dat medewerkers eenvoudig zelf mooie slides kunnen toevoegen in de huisstijl van het bedrijf. Daardoor krijg je niet 101 verschillende PowerPoint presentaties die overal rondslingeren binnen jullie bedrijf.

Wil je meer weten over templates? Bekijk dan deze video:

3.2 Hoe kan ik de presentatie het beste gaan vullen?

Wanneer je de inhoud bepaald hebt, de structuur hebt staan en de verschillende basis-indelingen hebt ontworpen, wordt het tijd voor het vullen van de presentatie. Probeer per slide zo goed mogelijk in te schatten welke indeling je nodig hebt.

In de volgende blog leggen we stap voor stap uit hoe je een mooi design kunt maken voor jouw presentatie: “In 12 stappen een indrukwekkende en professionele PowerPoint maken?”

Even bijkomen…?

Volgens mij is dit al erg veel informatie voor het maken van een inspirerende PowerPoint presentatie. Om even wat bij te komen heb ik wat video’s geselecteerd die zeker de moeite waard zijn om te bekijken. Als je alle stappen goed doorloopt die hierboven staan beschreven, dan zou er een presentatie uit moeten komen rollen zoals onderstaande voorbeelden. Kanttekening daarbij is dat je wel op alle vlakken de expertise in huis moet hebben.

“Onze opdracht was niet de makkelijkste. Een spetterende presentatie met een hoge entertainmentwaarde. Dat is gelukt. De presentatie is interactief, entertainend en nodigt uit tot een gesprek. Een goed visitekaartje voor onze merken. Binnen 100% NL en SLAM! is de presentatie enthousiast ontvangen. Een hele grote verbetering!”
Istvan Tkalecz, Communicatie en Media Research activiteiten SLAM!

De 10 meest inspirerende bedrijfspresentatie die je moet zien!

Bedrijfspresentatie NS
Van slides met zeer veel tekst naar een visueel aantrekkelijke presentatie. De opdracht vanuit de NS was simpel. Een presentatie in de huisstijl met de WOW-factor.

Bedrijfspresentatie KNVB
Een presentatie die sponsoren moet overtuigen om een samenwerking aan te gaan met de KNVB. De PowerPoint straalt voetbal uit. Een interactieve presentatie met subtiele animaties wat het tot een levendig geheel maakt.

Bedrijfspresentatie Q-Park
De bedrijfspresentatie van Q-Park is interactief, zodat deze ingezet kan worden voor meerdere doelgroepen. Daarnaast is de presentatie makkelijk aanpasbaar voor medewerkers. Het is een corporate presentatie die een professionele uitstraling heeft.

Bedrijfspresentatie SLAM! en 100% NL
De presentatie voor SLAM! en 100% NL is dynamische en energiek. Ze wilde de merken in één PowerPoint kunnen laten zien. Aan het begin van de presentatie kun je kiezen tussen beide merken. Het resultaat is een presentatie die knalt en waar de energie vanaf spat!

Bedrijfspresentatie Eosta
Met behulp van krachtige visuals is dit een indrukwekkende en professionele bedrijfspresentatie geworden. Een leuk detail aan deze presentatie is dat het logo gebruikt is als basis voor het design.

Bedrijfspresentatie AB Vakwerk
Binnen de huisstijlvoorwaarden van de organisatie is een mooie PowerPoint gemaakt. Vele visuals maken deze presentatie tot een inspirerend geheel.

Bedrijfspresentatie Pacombi Group
Een presentatie met daarin verschillende merken verwerkt. Tevens is deze presentatie gemaakt om te gebruiken voor zowel kleine als grote groepen. Met behulp van een interactieve agenda kun je eenvoudig door de presentatie navigeren.

Bedrijfspresentatie Staples
Het bedrijf biedt vele producten en diensten aan. Deze stonden in meerdere PowerPoint presentaties opgeslagen. Deze hebben wij voor hen samengevoegd in één presentatie. Op deze manier kunnen meerdere medewerkers deze presentatie meenemen naar klanten.

Bedrijfspresentatie GeenStijl
Onder NewsMedia vallen vijf merken, waaronder GeenStijl en Dumpert. Deze merken zijn ondergebracht in één presentatie. De opdrachtgever wilde dat de merken makkelijk te benaderen zijn in de presentatie en daarnaast moest deze ook gemakkelijk aan te passen zijn voor de medewerkers. Dat alles is verwerkt in deze presentatie.

Wist je dat?

Hieronder de belangrijkste conclusies uit het onderzoek “the big PowerPoint study”.*
– 68% van de medewerkers binnen bedrijven gebruikt PowerPoint.
– Deze medewerkers werken gemiddeld 20 uur per maand met PowerPoint.
– 8 van de 20 uur daarvan besteden ze aan het opmaken van slides.
– Ondanks dat men dus bijna 40% van de tijd aan opmaak besteedt, voldoet 70% van de presentaties niet aan de corporate design richtlijnen.
– 34% van het werk kan in potentie geautomatiseerd (opmaak, zoeken naar slides etc.) worden, waardoor meer tijd is om over de inhoud na te denken.
– 79% van de gebruikers heeft geen of slechts een basistraining PowerPoint gekregen via hun werkgever.

Professionele bedrijfspresentatie laten maken? 

Wij helpen je graag om meer geld te verdienen! Door onze presentaties zijn er vele pitches gewonnen, producten en diensten verkocht en mensen geïnspireerd door klanten die hun professionele bedrijfspresentatie hebben laten maken door PPT Solutions. Als je eenmaal bij de klant binnen bent wil je geen kans meer laten liggen om wat te verkopen. Je hebt immers al genoeg tijd gespendeerd aan marketing en de kosten voor marketingwerkzaamheden zijn natuurlijk ook niet voor niets. Daarnaast is er expertise op verschillende vlakken nodig voor een perfecte presentatie (techniek, Inhoud en design).

De voordelen voor jou:

• Een inspirerende presentatie.
• Makkelijk aanpasbaar.
• Alle collega’s kunnen er mee werken.
• Tijdwinst, doordat we al vooraf opgemaakt slides hebben gemaakt.
• Iedereen werkt in dezelfde huisstijl.
• Een document waar iedereen uit kan werken.
• Eenvoudig inspelen op de doelgroep.
• Geschikt voor meerdere settingen.
• Meer omzet.

Wil je onder het genot van een kop koffie de mogelijkheden bespreken? Dan ben je altijd bij ons welkom. Geen zin om te reizen? Dan komen we graag bij jou de koffie testen!

Neem direct contact met ons op via het contactformulier. Je kunt ons ook bellen op 010 – 307 08 41.

“Het proces verliep zeer prettig. Communicatie was flexibel, geduldig en snel. Vriendelijk in het contact. NS is een groot en voor buitenstaanders best complex bedrijf. Best een kunst om het profiel en de strategie op een toegankelijke manier aan te bieden, met een knipoog hier en daar, zonder aan ernst en inhoud in te boeten. Het is een prachtige presentatie geworden. Eerste reacties van medewerkers zijn bijzonder positief.” Tycho Hoff, Communicatieadviseur, NS

De PowerPoint expert – PPT Solutions

Wij zij PPT Solutions en zijn gespecialiseerd in het maken van professionele PowerPoint presentaties. Voor meer dan 800 bedrijven hebben wij inmiddels gewerkt. Van midden- kleinbedrijf tot multinationalbedrijven hebben wij mogen voorzien van een inspirerende bedrijfspresentatie. Wij hebben onder andere gewerkt voor de NS, KNVB, Staples en Q-Park. Wij maken de meest inspirerende en indrukwekkende PowerPoint presentaties. Meer dan 40 uur per week is ons team bezig om deze missie te volbrengen.

Zelf een inspirerende bedrijfspresentatie maken?

Geen bedrijfspresentatie laten maken maar zelf aan de slag met PPT? In grote lijnen doorloop je vaak dezelfde stappen tijdens het maken van een bedrijfspresentatie. Wij hebben 12 video’s gemaakt die je helpen om te inspireren met jouw bedrijfspresentatie. Bekijk hieronder de video’s. Voor een aantal video’s hebben we materiaal klaargezet dat je kunt downloaden, zodat je al een goede opzet hebt. De benodigdheden kun je vinden door op onderstaande link te klikken:

Download benodigdheden

4.1 Intro/ beginpagina

De eerste indruk is heel erg belangrijk. Zorg ervoor dat je met een titel slide begint die de bezoekers direct inspireert. Daarnaast is dit de slide die meestal het langst in beeld is.

4.2 Interactieve agenda

Een interactieve agenda zorgt ervoor dat je kunt inspelen op de behoefte van het publiek. Jouw eerste gesprek bij een potentiële klant zou met bijvoorbeeld een marketeer kunnen zijn en het tweede gesprek met een CEO of financieel directeur. Met een aanklikbaar menu kun je schakelen tussen de verschillende hoofdstukken die je wilt presenteren, daardoor kun je per situatie kiezen wat je wilt presenteren.

4.3 Team voorstellen

Als je iemand bij een netwerkborrel tegen komt stel je jezelf altijd even voor. Dat doet je om een connectie te maken met diegene. Dat zal meestal in zakelijke context zijn, maar je kunt er ook voor kiezen om wat van je privé leven te delen. Tijdens presentaties wordt dit nog wel eens overgeslagen. Uiteraard is het erg belangrijk dat je een connectie met iemand maakt tijdens het presenteren.

4.4 Visie en Missie

Als bedrijf wil je laten zien waar je voor staat, oftewel wat de visie en de missie zijn. Om dat op een juiste manier over te laten komen, is alleen tekst op een slide niet genoeg, want dat maakt het erg saai. Gebruik daarom afbeeldingen die ondersteunend zijn aan de tekst. Dat maakt het aantrekkelijker om naar te kijken en de boodschap blijft beter hangen bij het publiek.

4.5 Tijdlijn

Een tijdlijn gebruik je om de historie van de organisatie te laten zien aan het publiek. Je kunt vertellen wanneer jullie zijn gestart en wat de mijlpalen zijn van de organisatie. Dit doe je om een band op te bouwen met de klant, zodat je het vertrouwen wint en een connectie creëert.

4.6 Grafieken

Wanneer je presentatie bepaalde data bevat, is het vaak handig om deze data te verwerken in een grafiek in PowerPoint. Erg vaak zien wij hele lelijke grafieken voorbij komen met een kermis aan kleuren. Dat kan natuurlijk veel beter, in de huisstijl en correct vorm gegeven.

4.7 Tabelslide

Het kan voorkomen dat je aardig wat gegevens moet verwerken in een presentatie. Om dat overzichtelijk te presenteren kan er gebruik worden gemaakt van een PowerPoint tabel. PowerPoint beschikt over een aantal tabel-stijlen welke je kan toepassen op jou tabel, maar misschien voldoen deze niet altijd aan je wensen. Tevens wil je dit uiteraard in de huisstijl van jouw organisatie vormgeven.

4.8 Visuals en tekst

Je hebt het vast al eens meegemaakt. Tijdens het maken van een presentatie ben je bezig met het verwerken van inhoud en kom je er achter dat een slide alleen tekst bevat. Vaak is zo’n slide heel erg informatief, maar ziet er niet echt indrukwekkend uit. Voeg daarom visuele elementen toe en probeer zoveel mogelijk tekst te schrappen, zodat je presentatie er veel beter uit gaat zien.

4.9 SmartArt proces

Een proces laten zien tijdens het presenteren is voor velen een struggle. PowerPoint heeft een handige tool, genaamd SmartArt. Met deze tool kun je handig en snel processen laten zien in PowerPoint. Daarnaast is het ook makkelijk aan te passen als er wat veranderd in het proces.

4.10 Mock-up

Screenshots worden meestal los op de slide geplaatst. Dat ziet er vaak niet erg mooi uit. Een oplossing daarvoor is om het in een mock-up te plaatsen. Als je een screenshot van bijvoorbeeld je website wilt laten zien, dan kun je dat in een mock-up van een laptop plaatsen. Uiteraard kun je ook voor talloze andere mock-ups kiezen om de screenshots goed tot uiting te laten komen.