Wie denkt dat PowerPoint saai en ouderwets is, heeft het goed mis! De presentatiesoftware is vandaag de dag nog steeds mateloos populair. Bedrijven geven ieder jaar miljoenen uit aan het laten maken van PowerPointpresentaties. Je leest het goed: miljoenen! De markt voor professionele PowerPointpresentaties had in 2021 een omvang van minstens 2,4 miljoen euro. Een flink bedrag voor een tool die door velen dood werd verklaard. Hoe kan het toch dat we maar niet van PowerPoint afkomen?
Verdwijnt PowerPoint ooit nog uit ons leven?
Al in 1987 werd de eerste versie van PowerPoint gelanceerd en sindsdien is het niet meer weg te denken uit ons leven. Op school, kantoor, vergaderingen, bijeenkomsten en events. Van bruiloften tot uitvaarten: PowerPoint wordt overal gebruikt om een boodschap kracht bij te zetten. Vooral in het bedrijfsleven is PowerPoint niet meer weg te denken. Uit onderzoek bleek dat 68% van de medewerkers op kantoor gebruikmaakt van PowerPoint. Iedere medewerker besteedt vervolgens ongeveer 20 uur per maand aan PowerPoint: slides zoeken, maken en omzetten (Made in Office, 2014). Bizar toch?
Door de jaren heen zijn er al verschillende alternatieven voor PowerPoint verschenen. Denk aan Prezi, Apple Keynote, Google presentaties en een populaire tool van de laatste jaren: Canva. Hoewel deze tools allemaal populair zijn geweest, blijft PowerPoint er toch met kop en schouders bovenuit steken. Dat is ook duidelijk te zien aan het aantal zoekopdrachten in Google: de populariteit van PowerPoint neemt weliswaar iets af, maar blijft redelijk constant. Concurrent Prezi werd in 2010 erg populair en kwam dicht in de buurt van PowerPoint, maar in 2015 begon de populariteit alweer te dalen. Keynote had een kleine populariteitspiek in 2012, maar komt lang niet in de buurt van Prezi of PowerPoint. Ook Google presentaties komt niet dicht in de buurt. Canva, het meest recente en populairste alternatief voor PowerPoint, heeft sinds 2019 ongekend veel zoekresultaten en dit blijft toenemen (Google Trends, 2022). Zal Canva dan PowerPoint van haar troon stoten?
Bron: Google Trends.
Legenda: rood = PowerPoint, blauw = Keynote, paars = Google Presentaties, geel = Prezi, groen = Canva.
Hoewel alternatieven zoals Canva enorm populair zijn, blijft PowerPoint ook in 2022 de meest gebruikte presentatietool. Het aantal zoekopdrachten naar PowerPoint bleef redelijk constant de afgelopen tien jaar. Ook is het Microsoft Office pakket met afstand het meest gebruikte softwarepakket wereldwijd, blijkt uit onderzoek (Okta, Inc., 2022). Voorlopig zijn we dus nog niet van PowerPoint af. Als PowerPoint net zo blijft innoveren als haar concurrenten, blijft ze hen nog wel even de baas.
PowerPoint dood? Bedrijven geven jaarlijks ten minste €2,4 miljoen euro uit aan professionele PowerPoints
PowerPoint is een blijvertje dus. Presentatiesoftware komt en gaat, maar PowerPoint is de rots in de branding. Ondanks dat PowerPoint ondergewaardeerd, misbruikt en regelmatig zelfs vervloekt wordt door haar gebruikers. PowerPoint is de stille kracht die bijdraagt aan het succes van vele bedrijven. Ga maar eens na… wat gebruiken mensen 9 van de 10 keer tijdens een belangrijke meeting om anderen te informeren, beïnvloeden of te overtuigen? Juist, een PowerPointpresentatie.
PowerPoint inzetten als effectief Marketing & Sales instrument
Dat PowerPoint als presentatiesoftware in een zakelijke context het meest gebruikt wordt, is precies de reden dat Nederlandse bedrijven de afgelopen vijf jaar tenminste 12 miljoen euro investeerden in de ontwikkeling van professionele PowerPointpresentaties. Ja, je leest het goed… 12 miljoen (PPT Solutions B.V., 2022). Er wordt ontzettend veel geld geïnvesteerd door bedrijven in een huisstijl, website en andere promotiematerialen, terwijl er vaak niet wordt stilgestaan bij de PowerPointpresentatie als effectief marketinginstrument. De laatste jaren zien we echter dat bedrijven een professionele uitstraling en heldere communicatie met hun PowerPointpresentatie steeds belangrijker vinden. Want het optrommelen van die stokoude en stoffige PowerPointslides tijdens een klantgesprek: dat kan echt niet meer. Het komt vanuit een marketingcommunicatieperspectief je merkbeleving niet ten goede en tegelijkertijd heeft de salesafdeling weinig materiaal om mee te inspireren en zo hun commerciële doelen te behalen.
PowerPoint is nou eenmaal een blijvertje, enerzijds dus vanwege het feit dat verreweg de meeste zakelijke gebruikers het Office-programma als standaard software gebruiken (Okta, Inc., 2022). PowerPoint staat gewoon standaard op de meeste computers en laptops van zakelijke gebruikers. Anderzijds, omdat je in PowerPoint het beste een huisstijl en identiteit van je merk kan integreren.
Maar PowerPoint is toch saai?
Saai, veel tekst, en slaapverwekkend: dat is waar veel mensen als eerste aan denken wanneer zij de term ‘PowerPoint’ horen. Dit soort PowerPoints bestaan ook zeker, want daar kennen we allemaal wel een voorbeeld van. Maar het is vooral de presentator of de maker van de presentatie die hier de boosdoener is. Er is zó ontzettend veel mogelijk in PowerPoint, maar het is juist een kunst om hier op een creatieve en vooral effectieve manier mee om te gaan.
Microsoft heeft de afgelopen jaren niet stilgezeten en blijft doorgaan met het ontwikkelen van PowerPoint. Er zijn veel nieuwe functies bijgekomen, waarvan misschien wel de bekendste: Morph en Zoom. Deze functies zijn echte Prezi killers: ze maken Prezi compleet overbodig. Met Morph zorg je namelijk voor vloeiende, haast geanimeerde overgangen en met Zoom kun je makkelijk in- en uitzoomen om bepaalde elementen van je presentatie uit te lichten. Alles waar Prezi ooit groot mee is geworden, kan in standaard PowerPoint dus ook.
Met of zonder deze functies: je kunt waanzinnig creatieve presentaties maken in PowerPoint, dat bewijzen onze PowerPointdesigners keer op keer. Een fantastisch voorbeeld hiervan is de interactieve salespresentatie die Schiphol heeft laten ontwikkelen. Bekijk hieronder de bedrijfspresentatie van Schiphol:
Het bekendste voorbeeld is de bedrijfspresentatie die NS in 2016 liet ontwerpen, waarin een echte WOW-factor is verwerkt. Mensen hebben het er vandaag de dag nog regelmatig over. Dit is een perfect voorbeeld van een bedrijfspresentatie die écht indruk maakt op je publiek:
Dus, PowerPoint saai? Oordeel zelf 😉. Meer materiaal nodig om je oordeel te vellen?
Check dan eens deze pagina >>>
Krijg grip op je huisstijl in PowerPoint met slimme tooling
Saai is PowerPoint dus niet, maar het is ook niet perfect. Net zoals bij alle andere softwareprogramma’s zijn er altijd dingen die beter of sneller kunnen. Om die reden zijn er ook voor PowerPoint verschillende plug-ins te downloaden die het maken van slides een stuk makkelijker maken. De meeste plug-ins zijn gericht op het verhogen van je productiviteit in PowerPoint. Dat is geen overbodige luxe, want zoals eerder genoemd besteedt de gemiddelde medewerker zo’n 20 uur per maand aan PowerPoint (Made in Office, 2014). Gelukkig zijn er manieren om ervoor te zorgen dat die kostbare uren beter en efficiënter worden besteed. Met behulp van plug-ins haal je het beste uit je PowerPoint. Zo zijn er plug-ins voor verschillende toepassingen:
- Invoegen van afbeeldingen zoals de plug-ins Pickit en Pexels
- Invoegen van iconen en symbolen zoals de plug-in Symbols and Characters
- Het comprimeren van je presentatie zoals de plug-in NXPowerlite
PowerPoint plug-ins spelen een steeds grotere rol binnen organisaties. Tuurlijk, die plug-in voor het snel invoegen van een fotootje is superhandig op gebruikersniveau. Maar PowerPoint plug-ins bieden ook uitkomst voor een groter fundamenteel probleem waar veel marketing- en communicatieafdelingen mee worstelen. Namelijk: hoe je als marketingafdeling grip kunt krijgen (en houden) op je merk in PowerPoint. Plug-ins worden daarom ook ingezet als middel voor huisstijl- en documentmanagement. En dat maak het leven van veel marketeers een stuk prettiger!
“Huisstijl- en documentmanagement in PowerPoint?” hoor ik je denken, ik zal het je toelichten. Denk bijvoorbeeld is aan de template of bedrijfspresentatie die binnen jouw organisatie gebruikt wordt. Collega’s van marketingcommunicatie spenderen tijd en moeite aan het updaten van deze materialen. Voor de belangrijkere PowerPoints wordt er niet alleen tijd maar zelfs ook geld geïnvesteerd, om samen met een professionele partij de materialen volledig opnieuw te ontwikkelen. Maar, die mooie slides zijn linksom of rechtsom laten maken, en dan? In de praktijk worden PowerPoint materialen vaak los aangeboden op een centrale server, of per mail de organisatie in geslingerd.
Dit brengt de volgende uitdagingen met zich mee:
- Er is goede interne communicatie vereist over de locatie van de (nieuwe) PowerPointmaterialen. Dit gaat bij de meeste bedrijven nog redelijk goed.
- Medewerkers moeten moeite doen om de (nieuwe) PowerPointmaterialen te vinden op de server én daarnaast correct te gebruiken. Dit is het moment dat het begint te schuren.
- Medewerkers gebruiken het materiaal beperkt of zelfs helemaal niet, als gevolg van tijdgebrek en oude gewoontes. Medewerkers blijven hun eigen “oude vertrouwde” versie gebruiken die ze bijvoorbeeld op hun bureaublad hebben staan. Op deze manier ontstaan er versieconflicten binnen de organisatie. Dit is het punt waar het echt misgaat en marketingcommunicatieafdelingen de controle verliezen.
- Het gevolg is dat er foutieve communicatieuitingen worden gemaakt doordat medewerkers verouderde inhoud en design gebruiken in hun PowerPointpresentaties. Zonde, van alle tijd, geld en energie die is geïnvesteerd!
Hoe voorkom je dan dat collega’s uit gewoonte of tijdsgebrek met de oude PowerPoints blijven werken? En hoe voorkom je dat collega’s een “eigen versie” van de presentatie maken waardoor er een ratjetoe van persoonlijke stijlen ontstaat en daarnaast verschillende versies in omloop raken?
Wanneer je wilt dat collega’s niet zelf in de presentatie gaan knutselen, de huisstijlrichtlijnen omzeilen en inconsistente verhalen gaan communiceren, dan is het belangrijk de presentatie laagdrempelig en up-to-date aan te bieden. Daarom worden veel presentaties de laatste jaren direct binnen PowerPoint aangeboden met een PowerPoint plug-in, zoals bijvoorbeeld Slidebuilder. Zo maak je als marketingafdeling blijvend impact, door het niveau van de presentaties structureel te verhogen, de merkbeleving te boosten en de grip op de huisstijl te vergroten op langere termijn.
PowerPoint is here to stay. Pak grip op je merk in PowerPoint.
We zijn dus voorlopig nog niet af van alle PowerPointpresentaties. Maar met behulp van een professioneel ontwikkelde presentatie en een geoliede distributie, hoeft PowerPoint allang geen hoofdpijndossier meer te zijn, maar juist een bron van inspiratie.
Bronnen
Google Trends. (2022, September 14). Google Trends. Opgehaald van Google Trends: https://trends.google.nl/trends/explore?date=all&geo=NL&q=Keynote,PowerPoint,Prezi,Canva,%2Fm%2F010x3cf6
Made in Office. (2014, June). The Big PowerPoint Study. Made in Office.
Okta, Inc. (2022). Business at Work 2022. Okta Inc.
PPT Solutions B.V. (2022, September 27). Rapportage. Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland.
