arrow_drop_up arrow_drop_down
13 oktober 2020 

Inhoud presentatie: vertel jouw verhaal

Begin altijd eerst met het bedenken van de inhoud van een presentatie en laat PowerPoint nog even achterwege. Dit is het eerste wat ik je adviseer wanneer je een presentatie gaat maken. De meest voorkomende fout is namelijk dat men direct begint met de vormgeving van een presentatie zonder eerst goed over de inhoud van de PowerPoint te hebben nagedacht. Begin bij het begin en focus je dus eerst op de inhoud en daarna de opbouw van je presentatie. In deze blog leg ik je in 7 stappen uit hoe je een presentatie moet opbouwen en voorbereiden.

Inhoud

De boodschap die je wilt overbrengen

De inhoud van je presentatie bepaal je door eerst het doel wat je ermee wilt bereiken, helder te formuleren. Dit doe je door antwoord te geven op de vraag; welke conclusie je wilt dat de toehoorder moet trekken, na het zien van jouw presentatie.

Dit is misschien wel de meest belangrijke vraag die je jezelf moet stellen alvorens een hoofdstuk te gaan schrijven. Je kunt mensen namelijk niet dwingen iets te vinden. Je kan ze wel helpen zelf tot een conclusie te komen. Maar dan wel de conclusie die jij in de inhoud van de PowerPoint hebt verwerkt.

Als je de conclusie hebt bepaald ga je namelijk anders naar de inhoud van je presentatie kijken. Het gaat erom dat je met voorbedachten rade de inhoud en opbouw van je presentatie maakt.  Op deze manier is je PowerPoint een hele invloedrijke tool.

Om het belang van de inhoud te relativeren is het goed om te weten dat de inhoud van je presentatie, net zo belangrijk is als de vormgeving. Als de inhoud klopt maar hij is niet aantrekkelijk vormgegeven, dan gaat het nog mis. Dat is natuurlijk ook met een inhoudsloze mooi vormgegeven presentatie.

Ik adviseer je daarom eerst om de onderstaande vragen te beantwoorden:

  • Waarom wil je deze presentatie geven?
  • Wat is de doelstelling die je wilt bereiken?
  • Wie is de doelgroep en wat is hun kennisniveau?
  • Waar en hoe ga je je boodschap overbrengen?

Zodra je deze antwoorden voor jezelf duidelijk hebt ga je verder met de inhoud van je PowerPoint. Dit behandelen we in het volgende hoofdstuk. Daarnaast is het belangrijk om onderzoek te doen naar het onderwerp waarover je gaat presenteren. Je wilt namelijk niet voor vragen komen te staan die je niet kunt beantwoorden. Op deze manier ben je begonnen aan een goede opbouw van je presentatie.

Stap 1: Verwoorden van je presentatie

Als je het doel helder hebt ga je bepalen welke hoofdstukken er in de presentatie moeten komen. Dit is vooraf soms lastig te bepalen. Een storyline kan je hierbij helpen. In een storyline of wel verhaallijn volgt het één voort uit het ander. Er zit volgtijdelijkheid in. Er is een begin en een eind en alle stappen daartussen.

Wanneer je dit eerst opzet is je verhaal daarna slechts een invuloefening geworden. De opbouw van een presentatie is bijvoorbeeld: 1. Situatie, 2. Probleem, 3. Oplossing, 4. Plan, 5. Uitvoering, 6. Resultaat, 7. Conclusie. Probeer het maar eens. Begin maar eens met het bepalen van de hoofdstukken. Daarna schrijf je de inhoud van je presentatie.

Begin dan niet in PowerPoint, maar start met het noteren van steekwoorden op papier, een whiteboard of post-its. Noteer welke onderwerpen er moeten worden besproken tijdens je presentatie. Je kunt bijvoorbeeld het hoofdonderwerp groot in het midden van een whiteboard plaatsen en daaromheen de verschillende deelonderwerpen kunnen noteren. Door alles op papier te zetten in plaats van PowerPoint ligt de focus geheel op het verhaal en raak je niet afgeleid door alle functies die beschikbaar zijn om je presentatie “mooier” te maken. Op deze manier ben je weer een stapje verder in de opbouw van je presentatie.

Begin op een whiteboard

Je kunt ook alvast een goede voorbeelden noteren die je wilt laten zien tijdens je presentatie. Zo laten wij vaak de bedrijfspresentatie van de NS zien, omdat dit één van onze mooiste presentaties is en deze vaak wordt onthouden door het publiek. Daarnaast noteer je ook al een goede openingszin, anekdote en slotzin. Hiermee creëer je name enthousiasme bij het publiek. Het is helemaal fantastisch als je deze persoonlijk kunt maken. Dan heb je namelijk de connectie bij het publiek gevonden en zullen ze aandachtig blijven luisteren. De inhoud van een presentatie is grotendeels compleet als je deze stap goed opvolgt.

Stap 2: Structuur kiezen voor de opbouw presentatie

Wanneer je bent begonnen aan de inhoud van je PowerPoint, is het belangrijk om een bepaalde structuur aan te houden. Er zijn verschillende structuren per presentatie. Wij hebben er een aantal voor je klaargezet.

Corporate presentatie

Corporate presentatie maken

 

Sales presentatie

Sales presentatie maken

 

Lezing presentatie

Lezing presentatie maken

 

Plan presentatie

Plan presentatie maken

 

Aan de bovenzijde (horizontaal) van de elke structuur staat de spreker. In het midden staat de structuur genoteerd die je kunt gebruiken voor het maken van jouw verhaal. Ten slotte staat aan de onderkant de toehoorder beschreven.

Het publiek luistert en ziet jouw presentatie en dus alles hoogstwaarschijnlijk voor de eerste keer. Hier gaan ze iets van vinden. Tijdens het opzetten van elke slide kun je hiermee rekening houden. Je presentatie heeft een bepaald doel en met de juiste structuur kan je de toehoorder hiervan overtuigen. Je kunt één van de bovenstaande structuren gebruiken om de inhoud van je PowerPoint op te zetten. Natuurlijk kan je alle structuren aanpassen naar jouw eigen situatie.

Stap 3: Het verbeelden van je presentatie

Je ziet het waarschijnlijk wel vaker misgaan. Slides vol met tekst in een klein lettertype. Onze trainer noemt het ook wel een “Dia-diarree”. Tijdens het presenteren gaat het publiek je slide lezen en verdrinkt in alle informatie. Tegelijkertijd luistert niemand meer naar de presentatie en gaat de boodschap verloren. Er is dus duidelijk iets misgegaan met de opbouw van de presentatie. Als je de hele inhoud hebt geschreven hoef je de teksten alleen nog maar terug te brengen naar de essentie. Naar bullets. (PowerPoint taal).

Ons advies: “Clean is more”. Houd je slides schoon en gebruik steekwoorden. Het is de bedoeling dat je tijdens de opbouw van je presentatie het verhaal uitschrijft op papier en juist niet op een slide die je wilt gaan presenteren. Houd tijdens het uitschrijven van het verhaal de structuur die je hebt gekozen naast je, zodat je deze snel kunt bekijken indien nodig.

Als tip wil je meegeven om te beginnen aan het middenstuk van het verhaal. Dit is het fijnste stuk om te schrijven aangezien de boodschap zich hier bevindt. Gebruik korte zinnen en niet al te moeilijke woorden. Zo maak je het jezelf gemakkelijk. Tijdens het maken van de inleiding leg je kort uit wat er gaat komen en stel je jezelf voor. Je wilt krachtig openen om het publiek enthousiast te maken. Hier schreven wij een tijd geleden een mooi blog over, genaamd “3 tips voor een krachtige opening van je presentatie”.

Daarnaast wil je een knallend einde, zodat je publiek weggaat en de presentatie herinnerd. Vaak hoor je aan het einde van een presentatie: “Zijn er nog vragen?”. Dat gaan we vanaf nu ook nooit meer vragen aan het publiek. Ook hierover schreef mijn collega een blog over, genaamd “Sluit je presentatie krachtig af”. Het is ook goed om aan het einde van je presentatie alles nog even kort samen te vatten en de boodschap nog een keer te herhalen. Ga nooit langer door dan je had ingepland en aangegeven. Mensen hebben een planning en hebben er een hekel aan als je langer doorgaat. Dit is een afknapper!

Nadat je alle inhoud van je PowerPoint hebt opgeschreven ga je verder naar het ontwerpen van jouw presentatie

Stap 4: Het ontwerpen van jouw presentatie

Ook tijdens deze stap gaan we nog niet aan de slag in PowerPoint. Bedenk eerst hoe je de inhoud van je presentatie in PowerPoint gaat ontwerpen. Je kunt namelijk gebruik maken van meerdere elementen die de boodschap van je presentatie kunnen versterken. Denk bijvoorbeeld aan maandomzetten van een jaar in een grafiek of een tabel. Daarnaast kun je ook gebruik maken van afbeeldingen. Let op! Gebruik alleen afbeeldingen wanneer deze de boodschap op de slide versterken. Hoe vaak zie je wel geen slides met daarop een afbeelding ter decoratie en dus niets toevoegt? Luister eens naar deze tip van onze trainer Sander.

Denk ook na over wat je wilt beschrijven. Zou je dat ook kunnen verbeelden? Beelden zeggen namelijk meer dan duizend woorden.

Hieronder vind je nog een aantal punten die je moet bepalen voordat je in PowerPoint te werk gaat:

  • Het lettertype
  • Welke Kleuren
  • Effecten
  • Animaties
  • Overgangen

Stap 5: Beginnen met bouwen in PowerPoint

Wanneer de inhoud en het ontwerp van je presentatie compleet is ga je aan de slag in PowerPoint. Let hierbij goed op de adviezen die ik hiervoor heb gegeven. Denk bijvoorbeeld goed na welke steekwoorden je op de slides gaat plaatsen en zorg dat er geen lappen tekst te vinden zijn. Denk erom: “Clean is more”! We hebben een uitgebreide guide geschreven die interessant is om te lezen. Deze heet: “Professionele PowerPoint maken in 12 stappen”. Hier ga je dieper in op de slides die je kunt gebruiken en opmaken.

Stap 6: Je presentatie oefenen

Is je presentatie af en heb je deze nogmaals gecontroleerd (ook door iemand anders?), dan is ga je de presentatie oefenen. Presenteren is voor veel mensen nog steeds een angstig vooruitzicht. Ikzelf oefen nog steeds voor de spiegel en lees hardop wat ik wil gaan zeggen. Mocht je geïnteresseerd zijn om te leren presenteren, dan hebben we hiervoor een cursus opgezet. Je leert hier in 90 minuten hoe je jezelf goed kunt voorbereiden op een presentatie en hoe je de boodschap goed kunt overbrengen (en nog veel meer!)

Stap 7: Eindelijk presenteren!

Het is zover! Je gaat presenteren voor een grote groep mensen, een klant of misschien wel intern voor je collega's. Zorg ervoor dat je een back-up hebt gemaakt van je presentatie en neem een extra HDMI kabel mee voor het geval deze niet aanwezig is. Adem in, adem uit en gaan met die banaan!

 

Wil je meer leren over PowerPoint en inspiratie opdoen? Schrijf je gratis in voor onze PowerPoint Community!

Over de schrijver
Reactie plaatsen

Wij gebruiken Cookies