Pfff... het is weer zo ver. Een medewerker is weer aan de slag gegaan met een template en er zweeft weer een nieuwe versie rond op de server. Het is de uitdaging voor iedere marketeer of brand manager: huisstijlbeheer. Gelukkig zijn er verschillende tools om hierbij te helpen. De populairste op dit moment zijn Templafy en Slidebuilder. Maar welke tool is nu het beste? In deze blog leggen we uit hoe de tools werken en wat de voor- en nadelen zijn. Ben je markteer bij een MKB bedrijf of multinational? Dan garanderen we dat je erg blij wordt van deze tools.
Inhoud van de blog Templafy versus Slidebuilder
- Waar loop je tegenaan als marketeer?
- Huisstijl automatisering is de oplossing
- Document management systeem Templafy
- PowerPoint template management Slidebuilder
- Kies je voor Templafy of Slidebuilder
- PowerPoint tool kopen?
1. Waar loop je tegenaan als marketeer?
Is het volgende herkenbaar als medewerkers documenten maken zoals PowerPointpresentaties of Word-bestanden:
❌Huisstijl wordt niet gehanteerd;
❌Niveauverschil is groot van gemaakte documenten;
❌Tijdrovend om PowerPoints of Word-documenten te maken;
❌Er zijn meerdere templates, die overal en nergens op de server of lokaal staan opgeslagen;
❌Het lukt niet om medewerkers met nieuwe slides te laten werken.
Bovenstaande pijnpunten hebben we niet verzonnen, maar komen uit een onderzoek van het GFK, dat is verricht onder meer dan 1000 bedrijven. Een mooie anekdote uit het onderzoek is dat binnen één organisatie een organogram 60 keer is gemaakt door verschillende medewerkers. Reken maar uit hoeveel tijd (en geld) dat is voor jouw organisatie.
Als marketeer ben je druk bezig met de merkpositionering van de organisatie en uiteraard wil je dat die in alle uitingen worden doorgevoerd. Het is geen probleem om zelf de uitingen in de huisstijl te maken of laten maken. Het gaat meestal mis als je collega’s met de richtlijnen van de huisstijl aan de slag laat gaan. Doordat er geen consistentie is, ziet het er niet professioneel uit.
Dusssss... het is tijd om je daar niet meer aan te gaan ergeren, maar je collega’s een houvast geven waarmee ze ALTIJD in de huisstijl werken van de organisatie.
2. Huisstijl automatisering is de oplossing
Als marketeer ben je bezig met huisstijlbewaking en de merkpositionering van de organisatie. Je legt dit allemaal netjes vast in een brandbook en stelt dat beschikbaar voor alle medewerkers. Dan laat je ook nog een PowerPoint-template maken en een Word-document, waarmee iedereen mooie documenten kan maken. Echter merk je dat je tegen de pijnpunten aanloopt die we in bovenstaande alinea hebben doorlopen. Daarom is ons advies: Doe aan huisstijlautomatisering. Het is nogal een breed begrip, daarom sommen we nog even op wat wij daar onder verstaan.
In één zin is het samen te vatten: De huisstijl centraal beheren, waardoor medewerkers consistent in de huisstijl werken van de organisatie.
Het maken van onder andere offertes, presentaties en leesdocumenten kan nog wel eens een doorn in het oog zijn van de marketeer. Iedereen doet het op zijn manier met een andere kleuren, een oud logo of in ieder geval niet de kwaliteit en huisstijl van de organisatie. Hieronder leggen we uit wat het verschil is tussen het Document Management Systeem Templafy en het PowerPoint Template Management systeem Slidebuilder.
3. Document Management systeem Templafy
Templafy geeft aan dat zij met hun cloud-tool een oplossing bieden voor het beheren van huisstijl/merk-gerelateerde content zoals templates en assets (o.a. logo’s, foto’s, slides, tekstonderdelen) voor jouw organisatie. Naast het beheren, worden automatische updates gedaan, is de distributie van de content centraal geregeld en kan iedereen met dezelfde huisstijl aan de slag, zowel in Windows als op de Mac.
Wanneer je het DMS systeem aanschaft van Templafy en de app hebt geactiveerd op je computer kan de administrator vanaf één plek de templates en assets distribueren. Het DMS systeem is een Cloud-omgeving waar jij zelf PowerPoint-slides, Word-bestanden, iconen, afbeeldingen en andere content in kunt plaatsen.
Er zijn vele opties om content te distribueren. Per organisatie, per merk, per afdeling en per persoon. Dat biedt vele keuzes en dus een grote flexibiliteit. Content-updates zijn eenvoudig door te voeren door de administrator. Diegene heeft toegang tot alle elementen en kan zodoende bepalen welke content in het bedrijf gebruikt wordt. Als marketeer kun je die content uiteraard zelf maken en je kunt dat ook uitbesteden aan bedrijven die daar in zijn gespecialiseerd.
Templafy is ideaal voor document management. Zij bieden het systeem en jij zorgt dat alle medewerkers – of een door jou bepaald deel daarvan – documenten en presentaties maken conform jullie huisstijl.
Verder biedt Templafy diverse mogelijkheden om te koppelen met andere systemen, waardoor de mogelijkheden eindeloos zijn.
Voor grotere organisaties is het een interessante tool. Zeker voor organisaties met meerdere merken, een complexe structuur of veel medewerkers en grote afdelingen, juist omdat de distributie van content bij die bedrijven dan heel eenvoudig is.
Hieronder zie je hoe Templafy er uit ziet in PowerPoint:
4. PowerPoint Template management Slidebuilder
Slidebuilder is een PowerPoint add-in, waarmee gebruikers eenvoudig indrukwekkende presentaties kunnen maken. Je schaft de tool aan inclusief de slides die gemaakt worden door PowerPoint experts. Op regelmatige basis kun je slides laten vervangen, zodat je altijd de meest inspirerende slides beschikbaar hebt voor de gehele organisatie.
Als je Slidebuilder eenmaal hebt aangeschaft kun je Slidebuilder bij iedereen op zijn of haar computer (laten) installeren. De PowerPoint add-in is eenvoudig en snel te installeren. Binnen een minuut staat het op je computer.
Na installatie krijgen de medewerkers 5 extra knoppen toegevoegd in PowerPoint. Dat zijn de volgende knoppen:
- Basis indelingen: Het template bestaande uit een set van 10 – 20 slides
- Slide-bibliotheek: Alles slides die nodig zijn voor het maken van indrukwekkende presentaties. Offertes, e-books, rapportages, bedrijfspresentaties, infographics of alle andere presentaties die je wilt maken.
- Afbeeldingen: Professionele afbeeldingen die je hebt laten maken voor je organisatie of als je die niet hebt, kan dit worden gevuld met stockfoto’s.
- Iconen: Voor iconen geldt hetzelfde als voor afbeeldingen. Jouw eigen set van iconen kan worden toegevoegd of anders worden er standaard iconen toevoegt, die passen bij de huisstijl van de organisatie.
- Inspiratie: Iedere medewerker krijgt toegang tot de grootste PowerPoint community van Nederland. Online trainingen, een kennisbank en de community waar je vragen kunt stellen aan designers.
Er is één extra knop toegevoegd. Dat is de controle taal, die ingesteld kan worden op de taal naar keuze.
De beheerder krijgt toegang tot de beheerderstool, zodat diegene de slides kan toevoegen die gebruikt mogen worden in de organisatie. De beheerder verzamelt alle feedback van medewerkers en gaat met de contactpersoon van PPT Solutions in gesprek voor het maken van de slides. Is een slide aan vervanging toe? Dan kan dat worden doorgegeven en maken de PowerPoint experts een nieuwe slide, waarmee werknemers aan de slag kunnen. Op deze manier heeft iedereen altijd toegang tot de meest indrukwekkende slides.
Slidebuilder is een PowerPoint add-in die volledig binnen PowerPoint is gebouwd en alle slides en iconen zijn voor 100% gemaakt in PowerPoint. Daardoor is het aanpassen van slides eenvoudig, maar door het stramien blijven medewerkers wel binnen de richtlijnen werken die jij hebt vastgesteld.
Slidebuilder is ideaal voor PowerPoint template management. Iedere medewerker kan met de PPTplug-in slides maken in de huisstijl van de organisatie. Het is niet langer een ratjetoe aan presentaties.
Voor middelgrote tot grote organisaties is Slidebuilder een zeer geschikte tool. Het is een tool voor bedrijven die iedere medewerker indrukwekkende presentaties wil laten maken in de huisstijl van de organisatie.
5. Kies je voor Templafy of Slidebuilder?
Samenvattend is het belangrijkste verschil tussen Templafy en Slidebuilder: Templafy werkt in alle Office-apps en je voert zelf het beheer over je content, in Slidebuilder heb je naar je content juist geen omkijken omdat het helemaal voor jouw organisatie wordt ingericht met professionele content zodat iedereen in PowerPoint indrukwekkende presentaties kan maken.
In één zin waarom je voor Templafy kiest: de tool is geschikt voor de hele grote organisaties, die een systeem zoeken waarin templates en assets voor alle Office-toepassingen beheerd worden en die gebruikt worden in zowel Windows als op de Mac.
In één zin waarom je voor Slidebuilder kiest: Het is dé tool, waarmee iedere medewerker indrukwekkende presentaties kan maken.
6. PowerPoint tool kopen?
Met beide PowerPoint add-ins heb je een centrale distributie van de slides. Als je jouw presentaties naar een next level wilt tillen voor iedereen in de organisatie, dan is Slidebuilder dé tool voor joug. Het is eenvoudig te installeren en te gebruiken voor iedere medewerker. Daarnaast kun je eenvoudig nieuwe slides distribueren.
Ben je er uit welke tool het meest geschikt is voor jouw organisatie? Indien je meer informatie nodig hebt over Slidebuilder, dan kan je klikken op onderstaande link!
