Veelgestelde PowerPoint vragen

Een PowerPoint presentatie hoeft eigenlijk maar aan twee essentiële criteria te voldoen. Ten eerste is de juiste inhoud, ook wel content genoemd, van essentieel belang. Daarnaast is de vormgeving, ook wel design genoemd, erg belangrijk. Hieronder een korte toelichting van beide elementen.

Inhoud:
Als je een presentatie gaat geven moet je rekening houden met de ‘presentatie driehoek’. Deze bestaat uit de spreker, een PowerPoint presentatie en de toehoorder(s). Let er dus op dat jij als spreker een PowerPoint presentatie gebruikt met de content die voldoet aan de wensen van de toehoorders.

Design:
Bij het vormgeven van een presentatie is het belangrijk dat je je presentatie vooral visueel inricht, op een dusdanige manier dat het niet te druk wordt en je voorkomt dat de spreker afgeleid wordt van jouw verhaal. Daarnaast moet je ook voorkomen dat je presentatie te statisch wordt door te veel tekst en bullet-points op één slide te gebruiken.

Een PowerPoint moet dus aan meerdere criteria voldoen. Waar een PowerPoint precies aan moet voldoen is uiteraard ook afhankelijk van de situatie, echter gelden er een paar vuistregels. Allereerst moet een PowerPoint kort en bondig zijn. Dit betekent dat je niet te veel tekst en bulletpoints gebruikt op de slides. Een PowerPoint is namelijk bedoeld als ondersteuning van jouw verhaal en niet als Word document. Daarnaast is de vormgeving van een PowerPoint ook belangrijk. Een visuele PowerPoint voorkomt dat toehoorder(s) hun interesse verliezen.

Wanneer je een PowerPoint gaat maken is het belangrijk welk lettertype je voor je PowerPoint kiest. Het lettertype heeft invloed op de leesbaarheid van je PowerPoint en heeft daarmee dus ook invloed op de kwaliteit van je presentatie. Wanneer je het verkeerde lettertype voor je PowerPoint gebruikt zal dit ervoor zorgen dat je publiek afgeleid raakt. Een te groot lettertype resulteert in een drukke presentatie en een te klein lettertype zorgt voor irritatie, omdat niemand het kan lezen. Het is aan te raden om een neutraal lettertype zoals Calibri, Helvicata of Verdana te gebruiken. Het is dus belangrijk om het gebruik van creatieve lettertype te vermijden in verband met de leesbaarheid.

Het gebruik van de juiste lettergrootte is essentieel voor het succes van je presentatie. Welke lettergrootte je kiest voor je PowerPoint presentatie heeft invloed op de leesbaarheid. Bij het kiezen van een lettergrootte moet je er dus rekening mee houden dat de tekst niet te klein maar ook niet te groot wordt. Voor het kiezen van de lettergrootte van je PowerPoint kun je de volgende richtlijnen aanhouden.

1. Gebruik voor de koptekst een minimumgrootte van 20
2. Gebruik voor de bodytekst een minimumgrootte van 18

Wanneer je deze richtlijnen aanhoudt weet je zeker dat de tekst goed leesbaar is op elk device en in elke situatie.

PowerPoint is zeer geschikt om video’s te gebruiken. Echter is de vraag welk videobestand je in PowerPoint moet invoegen. Het is af te raden om een link te gebruiken naar een YouTube video. Wanneer je namelijk geen toegang tot internet hebt kun je de video niet afspelen tijdens je presentatie. Daarom kan je het beste een videobestand downloaden en direct invoegen in de PowerPoint.

Welke videobestanden PowerPoint kan afspelen is afhankelijk van de PowerPoint versie die je gebruikt. De volledige lijst met videobestanden die PowerPoint kan afspelen staat hieronder:

• Windows Video-bestand (.avi en .asf)
• MP4-videobestand (.mp4, .m4v, .mov)
• Filmbestand (.mpg or .mpeg)
• Adobe Flash Media (.swf)
• Windows Media-videobestand (.wmv)

Je moet er rekening mee houden dat de videoformaten: MP4-videobestand en Adobe Flash Media alleen compatible zijn met PowerPoint 2013 en nieuwere versies. Daarnaast is de 32-bits variant van PowerPoint 2010 enkel compatible met MP4- of MOV-bestanden wanneer Quick Time Player is geïnstalleerd.

Wanneer je een PowerPoint presentatie gaat maken moet je rekening houden met welke kleuren je gebruikt. Het op de juiste manier inzetten van kleur kan ervoor zorgen dat je presentatie meer visueel wordt. Echter is het belangrijk dat je de juiste kleuren combineert, zodat het prettig oogt voor de toehoorders. Je moet hierbij proberen te voorkomen dat je vloekende kleuren gebruikt, zodat de presentatie niet te druk oogt.

Welke achtergrond je in PowerPoint gebruikt is afhankelijk van het thema. Wanneer je je presentatie geeft in het kader van een bepaald thema is het verstandig om de achtergrondkleur hierop aan te passen. Daarnaast kan je er ook voor kiezen om de achtergrond van je PowerPoint te vullen met een afbeelding of patroon. Let er wel op dat je PowerPoint niet te druk wordt doordat je te veel elementen of kleuren verwerkt in de achtergrond van je presentatie. Het is aan de raden om consistent met een achtergrondkleur in PowerPoint te werken. Dit kun je realiseren door in PowerPoint een achtergrondkleur in te stellen.

Stap 1: Open een (lege) PowerPoint presentatie
Stap 2: Klik op het tabblad ‘ontwerpen’
Stap 3: Klik aan de rechterkant op het kopje ‘Achtergrond opmaken’
Stap 4: Kies voor een bepaalde opvulling en stel je achtergrond in.

Je kunt nu de achtergrondkleur in PowerPoint aanpassen. Je hebt de optie om te kiezen voor een effenopvulling, opvulling met kleurovergang, opvulling met afbeelding of bitmappatroon en patroonopvulling. Wanneer je deze achtergrond over de gehele PowerPoint wilt instellen klik je op de knop ‘overal toepassen’.

Hoe je het beste een PowerPoint kunt maken verschilt per situatie. Hieronder geven we je een aantal basisstappen die je kunt gebruiken als basis:

1. Denk naar over de boodschap die je over wilt brengen en schrijf eventueel een verhaallijn
2. Kies een passend thema in PowerPoint
3. Voeg een introductie slide toe
4. Voeg een agenda slide toe
5. Voeg (verschillende) slides toe die tot de kern van je boodschap behoren
6. Voeg animaties en overgangen toe
7. Voeg een passend afsluiter toe

Heb je behoefte aan een uitgebreider stappenplan waarin wordt uitgelegd hoe je een professionele PowerPoint presentatie moet maken? Bekijk dan eens onze blog: 'Professionele PowerPoint maken in 12 stappen'.

Je kunt eenvoudig ingesproken tekst invoegen in je PowerPoint presentatie. Je kunt ervoor kiezen om direct tekst in te spreken vanuit PowerPoint of audio in te spreken op je pc en deze later in PowerPoint te plaatsen. Beide opties worden hieronder toegelicht:

Audio inspreken vanuit PowerPoint:

1. Klik op het kopje ‘Invoegen’.
2. Klik op het kopje ‘Media’,
3. Selecteer ‘Audio’
4. Kies voor ‘Audio opnemen’
5. Er opent een venster waar je het opnemen van audio kan starten en stoppen
6. Wanneer het inspreken is gelukt selecteer je ‘Ok’ en de audio wordt automatisch op de slide toegevoegd

Audio invoegen vanuit pc:

1. Klik op het kopje ‘Invoegen’
2. Klik op het kopje ‘Media’
3. Selecteer ‘Audio’
4. Kies voor ‘Audio op mijn pc’
5. Selecteer het juiste audio bestand en deze wordt op de slide toegevoegd

Je PowerPoint presentatie continu laten afspelen is een handige oplossing als je deze wilt gebruiken voor een wachtruimte of tijdens de pauze van bijvoorbeeld een training. Je PowerPoint in een loop zetten is vrij eenvoudig en bestaat uit twee stappen:

Automatische overgangen naar volgende slides inschakelen

1. Selecteer de eerste dia
2. Klik op het kopje ‘Overgangen’
3. Deselecteer het vinkje ‘bij muisklik’.
4. Selecteer de optie ‘Na:’ en stel het aantal seconden waarna de volgende dia wordt weergegeven in
5. Selecteer ‘Overal toepassen’ of stel de tijd in per slide.

Het afspelen van de presentatie automatisch laten herhalen

1. Selecteer het kopje ‘Diavoorstelling’
2. Klik op ‘Diavoorstelling instellen’ en een pop-up venster verschijnt
3. Kies onder ‘Afspeelopties’ voor ‘Herhalen tot op ESC wordt gedrukt’ en klik op ‘OK’

Je hebt je PowerPoint nu in een loop gezet en deze zal continue blijven afspelen.

Vaak kampen mensen met de volgende vraag: Waarom is mijn PowerPoint zo groot? Er zijn verschillende redenen waarom je PowerPoint snel groot kan worden. De eerste reden zou het gebruik van afbeeldingen kunnen zijn. Vooral afbeeldingen van hoge kwaliteit zorgen ervoor dat je presentatie groot wordt. Dit kan je oplossen door je afbeelding te verkleinen. Daarnaast heeft het gebruik van video’s ook een sterke invloed op de grootte van je PowerPoint. Dit is vooral het geval wanneer je een video download en vervolgens als geheel in je PowerPoint invoegt. Ook dit kan je oplossen door de videogrootte en/of kwaliteit te verlagen.

Wat je moet doen als PowerPoint vastloopt is afhankelijk van de situatie. Wanneer PowerPoint vast loopt heb je de optie om te wachten tot het programma reageert of PowerPoint af te sluiten. Het is erg storend als je tijd investeert in het maken van een presentatie en PowerPoint opeens blokkeert. Mocht dit het geval zijn dan kan je onderstaande handelingen uitvoeren.

• Wat als PowerPoint blokkeert en ik heb het bestand nog NIET eerder opgeslagen?
Wanneer PowerPoint blokkeert zal je het bestand moeten afsluiten. Wanneer je vervolgens PowerPoint opnieuw opent zal PowerPoint het niet-opgeslagen bestand automatisch terughalen en openen. Wanneer dit niet automatisch gebeurt kun je dit handmatig doen door het tabblad Bestand te selecteren en vervolgens op Openen te klikken. Je kunt het kopje niet-opgeslagen presentaties herstellen selecteren, er opent een map waar alle niet-opgeslagen presentaties staan.

• Wat als PowerPoint blokkeert en ik heb het bestand eerder opgeslagen?
Wanneer PowerPoint blokkeert en je het bestand eerder hebt opgeslagen kun je de stappen die hierboven zijn genoemd volgen. Wanneer je de meest recente versie niet kan herstellen kan je altijd nog terugvallen op de laatst opgeslagen versie.

• Wat als PowerPoint blokkeert en ‘automatisch opgeslagen’ staat ingesteld?
Als PowerPoint blokkeert wanneer je ingesteld hebt dat bestanden automatisch worden opgeslagen, dan kun je de meest recente versie openen via de opgeslagen locatie.