Inhoud presentatie: vertel jouw verhaal

Een goede PowerPoint presentatie is de ondersteuning van een goed verhaal. Een goede presentatie bestaat uit een aantal componenten; de inhoud van een presentatie, structuur, communicatie, vormgeving en techniek. Met de juiste mix van al deze aspecten, heb je het meest krachtige instrument beschikbaar voor het geven van een presentatie. Een presentatie die jou helpt je doel te bereiken. Begin daarom altijd eerst met het bedenken van de inhoud van een presentatie en laat PowerPoint nog even gesloten. Begin bij het begin en focus je dus eerst op de inhoud, daarna op de opbouw en het ontwerp van je presentatie. In deze blog leg ik je in 7 stappen uit hoe je een presentatie moet opbouwen en voorbereiden.

Inhoud

• De boodschap die je wilt overbrengen;
• Stap 1: Verwoorden;
• Stap 2: Opbouw;
• Stap 3: Verbeelden;
• Stap 4: Ontwerpen;
• Stap 5: Bouwen;
• Stap 6: Oefenen;
• Stap 7: Presenteren.

De boodschap die je wilt overbrengen

Natuurlijk is de manier waarop de presentatie wordt gegeven net zo belangrijk als de presentatie zelf. Wanneer je niet 100% achter de inhoud staat en het doorleeft hebt, zal het lastig worden anderen mee te krijgen. Je moet zelf volledig overtuigd zijn van wat je vertelt. Wanneer je vanuit zelfovertuiging presenteert ervaart men charisma. Enige twijfel daarbij is funest. Wanneer je een rol speelt prikken mensen daar direct doorheen. En dat is niet alleen bij presenteren 😉

Vaak is het over willen brengen van inhoudelijke informatie de drive van een presentator. Hij doet dit om een doel te bereiken. Wanneer dat doel wordt vertaald naar antwoord op de vraag; "welke conclusie wil je dat de toehoorder heeft getrokken na het zien van je presentatie?" heb je het goud in handen. Je presentatiemissie is nu concreet.

Vervolgens kan je de opbouw/structuur (storyline) van de presentatie, maar ook de individuele slides en alles wat je zegt, laten bijdragen aan het laten trekken van die gewenste conclusie. Aan het realiseren van je presentatiemissie.

Waarom een goed verhaal boeit en wordt onthouden

Iets wat boeit is vaak dat wat je een inzicht heeft gegeven. Wanneer je een inzicht krijgt raak je vanzelf geïnspireerd. Het blijft bij en wordt dus onthouden. That’s all. Inspiratie is dus het effect uit het krijgen van een inzicht. Lees het nog maar een keer. Wanneer jouw presentatie inzichten overbrengt, inspireer je mensen en bereik je beter je doel.

Stap 1: Verwoorden van je presentatie

Als je het doel helder hebt ga je bepalen welke hoofdstukken er in de presentatie moeten komen. Dit is vooraf soms lastig te bepalen. Een storyline kan je hierbij helpen. In een storyline, of wel verhaallijn, volgt het één voort uit het ander. Er zit volgtijdelijkheid in. Er is een begin en een eind en alle stappen daartussen.

Wanneer je dit eerst opzet is je verhaal daarna slechts een invuloefening geworden. De opbouw van een presentatie is bijvoorbeeld: 

1. Situatie
2. Probleem
3. Oplossing
4. Plan
5. Uitvoering
6. Resultaat
7. Conclusie

Probeer het maar eens. Begin maar eens met het bepalen van de hoofdstukken. Daarna schrijf je de inhoud van je presentatie.

Begin dan niet in PowerPoint, maar start met het noteren van steekwoorden op papier, een whiteboard of post-its. Noteer welke onderwerpen er moeten worden besproken tijdens je presentatie. Je kunt bijvoorbeeld het hoofdonderwerp groot in het midden van een whiteboard plaatsen en daaromheen de verschillende deelonderwerpen noteren. Door alles op papier te zetten in plaats van PowerPoint ligt de focus geheel op het verhaal en raak je niet afgeleid door alle functies die beschikbaar zijn om je presentatie “mooier” te maken. Op deze manier ben je weer een stapje verder in de opbouw van je presentatie.

Je kunt ook alvast goede voorbeelden noteren die je wilt laten zien tijdens je presentatie. Zo laten wij vaak de bedrijfspresentatie van de NS zien, omdat dit één van onze mooiste presentaties is en deze vaak wordt onthouden door het publiek. Daarnaast noteer je ook al een goede openingszin, anekdote en slotzin. Hiermee creëer je namelijk enthousiasme bij het publiek. Het is helemaal fantastisch als je deze persoonlijk kunt maken. Dan heb je namelijk de connectie bij het publiek gevonden en zullen ze aandachtig blijven luisteren. De inhoud van een presentatie is grotendeels compleet als je deze stap goed opvolgt.

Stap 2: Structuur kiezen voor de opbouw presentatie

Wanneer je bent begonnen aan de inhoud van je PowerPoint, is het belangrijk om een bepaalde structuur aan te houden. Er zijn verschillende structuren per presentatie. Wij hebben er een aantal voor je klaargezet.

Corporate presentatie

Sales presentatie

Lezing presentatie

Plan presentatie

Het publiek luistert en ziet jouw presentatie en dus alles hoogstwaarschijnlijk voor de eerste keer. Hier gaan ze iets van vinden. Tijdens het opzetten van elke slide kun je hiermee rekening houden. Je presentatie heeft een bepaald doel en met de juiste structuur kan je de toehoorder hiervan overtuigen. Je kunt één van de bovenstaande structuren gebruiken om de inhoud van je PowerPoint op te zetten. Natuurlijk kan je alle structuren aanpassen naar jouw eigen situatie.

Stap 3: Het verbeelden van je presentatie

Je ziet het waarschijnlijk wel vaker misgaan. Slides vol met tekst in een klein lettertype. Onze trainer noemt het ook wel een “Dia-diarree”. Tijdens het presenteren gaat het publiek je slide lezen en verdrinkt in alle informatie. Tegelijkertijd luistert niemand meer naar de presentatie en gaat de boodschap verloren. Er is dus duidelijk iets misgegaan met de opbouw van de presentatie. Als je de hele inhoud hebt geschreven hoef je de teksten alleen nog maar terug te brengen naar de essentie. 

Ons advies: “Clean is more”. Houd je slides schoon en gebruik steekwoorden. Het is de bedoeling dat je tijdens de opbouw van je presentatie het verhaal uitschrijft op papier en juist niet op een slide die je wilt gaan presenteren. Houd tijdens het uitschrijven van het verhaal de structuur die je hebt gekozen naast je, zodat je deze snel kunt bekijken indien nodig.

Als tip wil ik je meegeven om te beginnen aan het middenstuk van het verhaal. Dit is het fijnste stuk om te schrijven aangezien de boodschap zich hier bevindt. Gebruik korte zinnen en niet al te moeilijke woorden. Zo maak je het jezelf gemakkelijk. Tijdens het maken van de inleiding leg je kort uit wat er gaat komen en stel je jezelf voor. Je wilt krachtig openen om het publiek enthousiast te maken. Hier schreven wij een tijd geleden een mooie blog over, genaamd “3 tips voor een krachtige opening van je presentatie”.

Daarnaast wil je een knallend einde, zodat wanneer je publiek weggaat de presentatie nog lang herinnerd. Vaak hoor je aan het einde van een presentatie: “Zijn er nog vragen?”. Dat gaan we vanaf nu ook nooit meer vragen aan het publiek. Ook hierover schreef mijn collega een blog over, genaamd “Sluit je presentatie krachtig af”. Het is ook goed om aan het einde van je presentatie alles nog even kort samen te vatten en de boodschap nog een keer te herhalen. Ga nooit langer door dan je had ingepland en aangegeven. Mensen hebben een planning en hebben er een hekel aan als je langer doorgaat. Dit is een afknapper!

Nadat je alle inhoud van je PowerPoint hebt opgeschreven ga je verder naar het ontwerpen van jouw presentatie.

Stap 4: Het ontwerpen van jouw presentatie

Vormgeving is voor ‘niet vormgevers’ het meest ongrijpbare deel van de presentatie. Vormgeven van een slide kan vanuit verschillende invalshoeken. Decoratief (mooi voor het mooie) of functioneel (bijdragen aan het laten trekken van de gewenste conclusie) of een mix van beide. Hoe bewuster je vormgeeft, hoe beter het zal bijdragen aan het gewenste doel.

Ook tijdens deze stap gaan we nog niet aan de slag in PowerPoint. Bedenk eerst hoe je de inhoud van je presentatie in PowerPoint gaat ontwerpen. Je kunt namelijk gebruik maken van meerdere elementen die de boodschap van je presentatie kunnen versterken. Denk bijvoorbeeld aan maandomzetten van een jaar in een grafiek of een tabel. Daarnaast kun je ook gebruik maken van afbeeldingen. Let op! Gebruik alleen afbeeldingen wanneer deze de boodschap op de slide versterken. Hoe vaak zie je wel geen slides met daarop een afbeelding ter decoratie en dus niets toevoegt? Luister eens naar deze tip van onze trainer Sander.

Denk ook na over wat je wilt beschrijven. Zou je dat ook kunnen verbeelden? Beelden zeggen namelijk meer dan duizend woorden.

Hieronder vind je nog een aantal punten die je moet bepalen voordat je in PowerPoint te werk gaat:

• Lettertype
• Kleurenpalet
• Effecten
• Animaties
• Overgangen

Stap 5: Beginnen met bouwen in PowerPoint

Wanneer de inhoud en het ontwerp van je presentatie compleet is, ga je aan de slag in PowerPoint. Let hierbij goed op de adviezen die ik hiervoor heb gegeven. Denk bijvoorbeeld goed na welke steekwoorden je op de slides gaat plaatsen en zorg dat er geen lappen tekst te vinden zijn. Onthoud: “Clean is more”! We hebben een uitgebreide guide geschreven die interessant is om te lezen. Deze heet: “Professionele PowerPoint maken in 12 stappen”. Hier ga je dieper in op de slides die je kunt gebruiken en opmaken.

PowerPoint als presentatietool

Met de keuze voor PowerPoint kies je voor één van de meest geavanceerde presentatie programma’s. PowerPoint is in 30 jaar geëvalueerd tot een programma met ongekende mogelijkheden. Maar dan letterlijk ongekend. Weinig mensen nemen echt de tijd om het programma eigen te maken. Maar dan nog. Zonder kennis van inhoud, communicatie en vormgeving is de kans klein dat je gaat inspireren met je presentatie. Het gaat om je juiste mix uit de genoemde aspecten. Er zijn tools die beloven het leven met PowerPoint gemakkelijker te maken. Je krijgt er dan vaak een hele lint met knopjes bij met nog meer mogelijkheden terwijl mensen al niet de moeite nemen om PowerPoint met al haar mogelijkheden te doorgronden. Er kan inmiddels zoveel met het programma dat belangrijker is eerst te definiëren wat je wilt. Dan zetten we daarna de techniek in om dat te bereiken. Maar wat als je niet weet wat je wil? Dan kan je altijd contact met ons opnemen. Wij helpen je bij het bereiken van jou presentatie doel en zetten daarbij alle genoemde middelen in.

Stap 6: Je presentatie oefenen

Is je presentatie af en heb je deze nogmaals gecontroleerd (ook door iemand anders?), dan ga je de presentatie oefenen. Presenteren is voor veel mensen nog steeds een angstig vooruitzicht. Ikzelf oefen nog steeds voor de spiegel en lees hardop wat ik wil gaan zeggen. Mocht je geïnteresseerd zijn om te leren presenteren, dan hebben we hiervoor een cursus ontwikkeld. Je leert hier in 90 minuten hoe je jezelf goed kunt voorbereiden op een presentatie en hoe je de boodschap goed kunt overbrengen (en nog veel meer!)

Stap 7: Eindelijk presenteren!

Het is zover! Je gaat presenteren voor een grote groep mensen, een klant of misschien wel intern voor je collega’s. Zorg ervoor dat je een back-up hebt gemaakt van je presentatie en neem een extra HDMI kabel mee voor het geval deze niet aanwezig is. Adem in, adem uit en gaan met die banaan!