In 12 stappen een PowerPoint presentatie maken waarmee je je communicatiedoel wél bereikt

Een professionele PowerPoint maken waarmee je écht impact maakt en jouw communicatiedoel wél weet te behalen? Dan ben je hier aan het juiste adres. In deze blog zetten we 12 stappen op een rij waarmee je zelf een inspirerende PowerPoint kan maken. We staan stil bij de belangrijkste punten voor het maken van een krachtige en indrukwekkende PowerPoint presentatie. Niet alleen krijg je hulp bij het creëren van visuele PowerPoint slides, ook ontdek je dé handvatten voor het realiseren van een presentatie waarmee je je doel bereikt.

Doorloop je dit hele stappenplan, dan weet jij hierna precies hoe jij een PowerPoint presentatie creëert die wél impact maakt!

Stappenplan (PowerPoint presentatie maken)

1. Een ijzersterke boodschap formuleren
2. Huisstijlkleuren instellen 
3. De juiste beeld-tekstverhouding kiezen
4. Tekstlevels instellen
5. Een krachtige titelslide maken
6. Een overzichtelijke tekstslide maken
7. Een visuele fotoslide ontwerpen 
8. Een doelgericht cirkeldiagram met tekst opzetten
9. Een volledige grafiekslide maken
10. Een overzichtelijke tabelslide met tekst ontwerpen
11. Krachtige afsluitingsslide maken
12. Animaties toevoegen voor de final touch
13. [BONUS] Je PowerPoint slides categoriseren

Hieronder zie je het eindresultaat van de presentatie, welke je na het lezen van deze blog helemaal zelf kunt maken:

 

Stap 1: Een ijzersterke boodschap formuleren

Voordat je überhaupt het programma PowerPoint opent is het van belang antwoord te geven op een aantal belangrijke vragen. De eerste echte stap naar jouw inspirerende PowerPoint presentatie is voor jezelf scherp maken welke boodschap je wilt overbrengen. Wat wil je communiceren?

Maar waarom is dit zo belangrijk? Heel simpel, omdat je anders een verhaal gaat vertellen dat niet relevant is voor je toehoorders, wat resulteert in het niet kunnen overbrengen van de juiste boodschap. Je wilt met je presentatie een doel bereiken. Namelijk iemand informeren, overtuigen of tot actie aanzetten. Om dat te realiseren moet je met je boodschap de juiste snaar raken bij je publiek. Formuleer je boodschap door de Golden Circle van Simon Sinek te gebruiken. Je bedenkt hier wat de WHY, HOW en WHAT van je presentatie zijn. Je geeft antwoord op de volgende vragen:

• Waarom wil je deze presentatie geven?
• Wat zijn de doelstellingen die je wilt bereiken?
• Wie is de doelgroep en wat is hun kennisniveau?
• Waar en hoe ga je je boodschap overbrengen?

Neem vooral de tijd om deze vragen goed uit te denken voor jezelf. Deze informatie is namelijk dé basis van een professionele PowerPoint presentatie. En staat die basis niet als een huis, dan ben je nergens. Alles duidelijk en helder? Dan kun je aan de slag met de body van je PowerPoint presentatie. Hiervoor moet je eerst:

1. PowerPoint openen op je laptop
2. Op ‘bestand’ klikken en vervolgens op ‘nieuw’. Kies een thema en klik op ‘PowerPoint maken’. Nu kan het echte werk beginnen!

De PowerPoint slides maken

Je weet nu hoe je een doelgerichte presentatie kan opbouwen en welke boodschap je wilt overbrengen. Nu je dit helder hebt, gaan we aan de slag met het design van je PowerPoint presentatie. Wil je exact dezelfde PowerPoint maken als in deze blog? Klik dan hieronder om het bijbehorende beeldmateriaal te downloaden:

Gratis download #1: Afbeeldingen – PowerPoint maken

Stap 2: Huisstijlkleuren instellen

Ga je aan de slag met het maken van een professionele PowerPoint, dan is het van belang eerst het kleurenpalet in te stellen. Oftewel: je stelt in welke kleuren aansluiten bij de huisstijl van je bedrijf, zodat die automatisch gebruikt worden bij elementen als tekst, tabellen en grafieken.

Dit kleurenpalet wordt niet alleen toegepast bij de PowerPoint presentatie waar je op dat moment aan werkt, ook bij PowerPoints die je in de toekomst maakt staan de kleuren standaard ingesteld. Wel zo fijn. Zo weet je zeker dat iedereen binnen het bedrijf consistent te werk gaat én de huisstijl waarborgt. Bovendien werk je zo superefficiënt; je hoeft niet meer voor elk onderdeel handmatig de juiste kleur in te stellen.

Bekijk onderstaande video waarin je stapsgewijs leert hoe je een kleurenpalet in PowerPoint maakt. De volgende thema’s worden behandeld:

• Kleurenpalet maken en instellen
• Eigen PowerPoint thema maken

 

Laat elke medewerker indrukwekkende presentaties maken, binnen de huisstijl.

Wil je er voor zorgen dat iedereen binnen jouw organisatie dezelfde slides gebruikt, die voldoen aan de huisstijl? Bekijk dan de mogelijkheden van Slidebuilder. Dé PowerPoint plug-in waarmee je alle medewerkers inspirerende presentaties laat maken, volledig in de huisstijl. Al je slides, presentaties, iconen en afbeeldingen op één plek, direct binnen PowerPoint.

Stap 3: De juiste beeld-tekstverhouding kiezen

De derde stap is het bedenken welke beeld- en tekstverhouding het beste past bij jouw PowerPoint presentatie. Deze verhouding is de verdeling van tekst en illustratie op een dia. Bekijk hieronder een voorbeeld:

Ga je bijvoorbeeld een presentatie maken voor een productlancering? Gebruik dan een verhouding waarin beeld dominant is. Een onderwerp over complexe (cijfermatige) informatie? Gebruik dan de gebalanceerde beeld-tekstverhouding. Het is belangrijk dat je een verhouding kiest dat bij het betreffende onderwerp past, zodat je de overzichtelijkheid van de presentatie kan waarborgen. Je wilt namelijk voorkomen dat toehoorders hun aandacht laten varen, omdat jouw PowerPoint presentatie bestaat uit te veel beeld of tekst.

Stap 4: Tekstlevels instellen

De volgende stap is om tekstlevels aan te maken. Net zoals het kleurenpalet stel je tekstlevels in op het diamodel (oftewel de achterkant) van je PowerPoint. Dit doen we zodat je voor de aankomende slides niet steeds dezelfde handelingen hoeft uit te voeren. Dankzij de tekstlevels kan je met één knop dezelfde tekstopmaak kiezen zoals; dezelfde titel, dezelfde bulletpoints en dezelfde tekst. Op deze manier creëer je eenduidigheid in je presentatie. Je hebt dit al deels gedaan door een kleurenpalet aan te maken met de huisstijlkleuren van jouw bedrijf.

Bekijk onderstaande video waarin stapsgewijs wordt uitgelegd hoe je de tekstlevels instelt. De volgende thema’s worden behandeld:

• Grootte van je titel en tekst instellen
• Bulletpoints maken en instellen
• Lettertypes instellen
• Eenheid creëren

 

Stap 5: Een krachtige titelslide maken

Een eerste indruk maak je maar één keer

Je hebt maar één kans om een goede eerste indruk te maken. Het is dus belangrijk dat je met jouw titelslide de mensen weet te prikkelen. Je wilt er met je opening idealiter voor zorgen dat jouw toehoorders op het puntje van hun stoel gaan zitten. Daarnaast is de titelslide meestal ook nog eens het langst in beeld. Tijdens lezingen wordt de presentatie alvast klaargezet, wanneer het publiek rustig binnenstroomt. Kies dus zorgvuldig een passende titel die kort én krachtig is. Wil je een aantal concrete voorbeelden zien van pakkende openingen voor je presentatie? Bekijk dan deze blog eens.

Check onderstaande video waarin je leert hoe je een pakkende titelslide ontwerpt. De volgende thema’s worden behandeld:

• Visuele titelslide maken
• WOW-factor creëren
• Aandacht trekken

 

Stap 6: Een overzichtelijke tekstslide maken

Nu we een titelslide hebben gemaakt, gaan we verder met een tekstslide. Zoals eerder besproken, is het kiezen van de juiste beeld- tekstverhouding hierbij van belang. Voor deze tekstslide hanteren we een verhouding van 75% tekst en 25% beeld. Dit houdt in dat op deze dia voornamelijk tekst dominant is. Wees er wel alert op dat je niet te veel tekst op de dia verwerkt. Dit gaat ten koste van de duidelijkheid en resulteert in het overloaden van je publiek.

Bekijk hieronder hoe je een slide met tekst (75%) en foto (25%) in PowerPoint maakt. De volgende thema’s worden behandeld:

• Tekstvak maken en invoegen
• Afbeelding vak maken en invoegen

 

Stap 7: Een visuele fotoslide ontwerpen

We hebben net een dia gemaakt waarin je tekst kwijt kan. Om ervoor te zorgen dat de presentatie niet alleen uit tekstslides gaat bestaan, maken we nu een slide die volledig bestaat uit beeld. Het is namelijk belangrijk dat je PowerPoint presentatie voldoende visuele aspecten bevat. Waarom? Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Het is een feit dat beeld, in vergelijking tot tekst, sneller opgenomen én onthouden wordt door mensen. Dit geldt dus ook voor je PowerPoint presentatie! Als je de tekst beperkt en je presentaties vult met beeldmateriaal minimaliseer je de verleiding voor je publiek om de teksten op je slide te gaan lezen in plaats van naar jou te luisteren.

Bekijk hoe je een fotoslide in PowerPoint maakt via onderstaande video. De volgende thema’s worden behandeld:

• Visuele slide maken
• Overlay toevoegen

 

Stap 8: Een doelgericht cirkeldiagram met tekst opzetten

Bij bedrijfspresentaties komt er regelmatig cijfermatige informatie aan bod. Daarom maken we nu een grafiekslide met tekst. Hier kan je je (financiële) gegevens kwijt met de mogelijkheid om daar tekstuele toelichting bij te geven. Vaak zijn dit soort slides erg druk en onoverzichtelijk. De grafiekslide die je nu gaat maken is overzichtelijk en visueel, waardoor je de aandacht van toehoorders blijft vasthouden.

Bekijk in de video hoe je een cirkeldiagram in PowerPoint maakt. De volgende thema’s worden behandeld:

• Tekstvlak maken
• Cirkeldiagram maken

 

Stap 9: Een volledige grafiekslide maken

Wil je meer cijfermatige informatie kwijt kunnen? Het kan zijn dat je veel (financiële) gegevens hebt om te presenteren. Wellicht biedt de vorige grafiekslide niet genoeg ruimte om al je gegevens op de juiste manier te verwerken. Dan is een slide die volledig uit een grafiek bestaat een goede optie om te gebruiken.

Wil je een volledige grafiek in PowerPoint maken? Bekijk onderstaande video. De volgende thema’s worden behandeld:

• Grafiek aanmaken
• Gegevens invoegen

 

Stap 10: Een overzichtelijke tabelslide met tekst ontwerpen

Zie je het al voor je? Een spreker die zegt: 'En dan nu de resultaten van het afgelopen jaar'. Hij klikt op zijn pointer en deze slide komt tevoorschijn:

'Pff moet ik dat allemaal gaan lezen?' hoor je de toehoorders denken. Dit is de reden dat we een grafiekslide maken. We willen natuurlijk, koste wat het kost, voorkomen dat jij de spreker bent in dit voorbeeld. Je hebt na het bekijken van de video drie verschillende grafiekslides die je kunt gebruiken. Je kan zelf kiezen welke grafiekslide het beste bij jouw onderwerp en PowerPoint presentatie past.

Bekijk in onderstaande video hoe je een tabelslide maakt met tekst. De volgende thema’s worden behandeld:

• Dia dupliceren
• Tabel maken en invoegen

 

Stap 11: Een krachtige afsluitingsslide maken

We zijn ondertussen aangekomen bij de afsluiting. Je hebt een inspirerende PowerPoint presentatie gemaakt en daar hoort een krachtige afsluiting bij. De afsluiting van je presentatie is net zo belangrijk als de opening van je verhaal. Sluit je presentatie daarom af met een uitsmijter, dit kan een afbeelding of quote zijn. Wil je meer weten over hoe je jouw presentatie op een originele manier kunt afsluiten? Lees dan eens deze blog of bekijk deze video over hoe je een presentatie origineel afsluit.

Bekijk in onderstaande video hoe je een afsluiting maakt. De volgende thema’s worden behandeld:

• Aantrekkelijke afsluitingsslide maken
• Mensen aansporen tot actie

 

Stap 12: Animaties toevoegen voor de final touch

De allerlaatste stap is het toevoegen van animaties om een extra touch te geven aan je presentatie. Pas wel op, want het overmatig gebruik van PowerPoint animaties werkt averechts. Gebruik animaties alleen om jouw verhaal te versterken en niet omdat het er “leuk” uitziet. Vergeet niet dat je met de presentatie een duidelijke boodschap wilt overbrengen. Dit doe je door animaties op een slimme manier te verwerken waardoor jouw presentatie op een professionele manier overkomt op je publiek.

Bekijk in onderstaande video hoe je animaties in PowerPoint maakt. De volgende thema’s worden behandeld:

• Levendig effect toevoegen
• WOW-factor creëren

 

[BONUS] Stap 13: Je PowerPoint slides categoriseren

Gefeliciteerd! Je hebt zelf een inspirerende PowerPoint gemaakt! Ik heb nog één bonustip voor je: om ervoor te zorgen dat je niet verdrinkt in alle dia’s, is het verstandig hoofdstukken oftewel secties toe te voegen. Hiermee creëer je structuur voor jezelf en is het overzichtelijker werken als je in de toekomst je presentatie gaat aanpassen. Met de secties kun je de dia’s sorteren op categorie.

Wil je secties in PowerPoint maken? Bekijk onderstaande video. De volgende thema’s worden behandeld:

• Secties aanmaken
• PowerPoint structureren

 

Meer inspiratie opdoen voor je presentaties?

Oké, je weet nu hoe je de opbouw van je verhaal aanpakt en je kunt een visuele PowerPoint maken. Wil je meer inspiratie opdoen? Bekijk dan eens ons portfolio en gebruik deze PowerPoint presentaties in je voordeel!

PowerPoint uitbesteden? Laat een professionele presentatie ontwikkelen en inspireer jouw publiek.

Is het gelukt om met de handleiding in deze blog een indrukwekkende PowerPoint te maken of heb je nog extra hulp nodig? Het kan natuurlijk voorkomen dat je vastloopt of simpelweg niet genoeg tijd kan vrijmaken op de presentatie van A tot Z op te zetten. Onze PowerPoint specialisten willen je in ieder geval graag helpen bij het maken van een indrukwekkende presentatie. Ons portfolio bestaat uit bedrijven van het MKB tot multinationals en overheidsorganisaties. Niets is ons te gek, dus kom maar op met jouw PowerPoint vraag :)