arrow_drop_up arrow_drop_down
29 mei 2019 

PowerPoint als DMS: alle voordelen op een rij

Je hebt als organisatie een PowerPoint template die volledig voldoet aan de huisstijlrichtlijnen. Dan wil je natuurlijk dat iedere medewerker die ook gebruikt, en niet met slides voor de dag komt die je liever nooit meer terug ziet. Hoe pak je dat aan? Het antwoord is simpel: zet de template op een centrale, toegankelijke plek. Maak daarom gebruik van een DMS, oftewel een documentmanagementsyteem. Nu kun je daar dure systemen voor aanschaffen, maar dat hoeft zeker niet. Waarschijnlijk heb je er namelijk al een op je desktop staan… PowerPoint! Hoe je PowerPoint als DMS kunt gebruiken, leg ik je uit in deze blog.

Wat is een DMS?

Een DMS (documentmanagementsysteem) is een systeem waarin een organisatie documenten opslaat, om deze op een centrale plek te kunnen delen, bewerken en terugvinden. Het voorkomt dat documenten op verschillende plekken worden opgeslagen en zorgt voor structuur in informatiestromen en processen binnen een organisatie.

De voordelen van een documentbeheersysteem

Een documentbeheersysteem heeft verschillende voordelen voor zowel medewerkers als voor jouw organisatie.

Makkelijk documenten terugvinden

In de eerste plaats is een DMS systeem handig voor het centraal opslaan van documenten. Zonder documentbeheersysteem slaan medewerkers vaak alles op een andere plaats op: lokaal op eigen computer, in de cloud, op een server van de organisatie of op bijvoorbeeld een usb-stick. Dit maakt het terugvinden van documenten een stuk lastiger, zeker voor andere collega’s. Met een DMS verhelp je dit door medewerkers hun documenten te laten opslaan op een centrale plek. Dit kan een opslaglocatie zijn binnen de organisatie, zoals een server, of een online locatie: cloudopslag.

Iedereen gebruikt dezelfde documenten

Dat alle documenten op dezelfde plek worden opgeslagen, heeft als voordeel dat alle medewerkers deze documenten niet alleen kunnen terugvinden, maar ook echt kunnen gebruiken. Zo voorkom je dat medewerkers zelf documenten maken zoals PowerPoint presentaties en sjablonen. Iedereen werkt met dezelfde sjablonen, content en informatie. Hierdoor heb je ook direct controle op wat medewerkers gebruiken. Documenten of sjablonen die niet voldoen aan de door jouw organisatie opgestelde richtlijnen zoals kwaliteit of huisstijl, kun je verwijderen of aanpassen zodat deze wel voldoen.

Huisstijl wordt aangehouden

Doordat medewerkers niet meer zelf documenten hoeven te maken, voorkom je tevens dat zij de huisstijl niet aanhouden. Wanneer je er namelijk voor zorgt dat veelgebruikte documenten in de DMS (zoals PowerPoint templates) voldoen aan de huisstijl, zorg je er direct voor dat medewerkers ook in de huisstijl werken.

Samenwerken in documenten

Een ander voordeel van het centraal opslaan van documenten is dat medewerkers samen documenten kunnen bewerken. Medewerkers kunnen tegelijk documenten openen en met meerdere personen werken aan het document. Dus niet meer wachten tot iemand een nieuwe versie van het document met je deelt: je kunt direct bewerken. Over versies gesproken, een DMS kan ook de versiegeschiedenis van documenten bewaren. Hierdoor kun je altijd bewerkingen en oude versies inzien.

Tijd besparen

Uiteindelijk leveren alle bovenstaande voordelen een grote tijdsbesparing op. Iedereen binnen de organisatie is minder tijd kwijt aan het zoeken van documenten, documenten hoeven niet vaker dan een keer gemaakt te worden en medewerkers kunnen tegelijk documenten bewerken. Tel uit je winst!

DMS systemen vergelijken

Een documentbeheersysteem bespaart jou en je medewerkers dus een hoop tijd, maar voor welk DMS systeem kies je en vooral: waar moet een DMS aan voldoen? Ik heb enkele veelgebruikte DMS systemen voor je vergeleken in onderstaand overzicht. Enkele factoren waar je rekening mee moet houden zijn online of offline opslag, workflow en integratie met verschillende programma’s en besturingssystemen.

 

Kenmerken van populaire DMS systemen: SharePoint, Alfresco en PowerPoint

Gratis DMS systeem: PowerPoint als DMS

Is je iets opgevallen in het overzicht? Een van drie heb je namelijk als het goed is al op jouw computer geïnstalleerd: PowerPoint! Hoewel PowerPoint lang niet alle functionaliteiten van een DMS systeem bevat, kun je er wel een flink eind mee uit de voeten. Daarbij is het ‘gratis’. Althans, je betaalt toch al voor Office 365, dus geen extra kosten. Dit is hoe het werkt:

Documenten opslaan in OneDrive

Wanneer je een Office 365 licentie hebt voor jouw organisatie kun je gebruik maken van de cloudopslag in OneDrive. Hierin kun je documenten opslaan en delen met andere gebruikers. Zo heb je overzicht over de documenten die medewerkers gebruiken, hoewel dit natuurlijk alleen geldt voor gedeelde mappen, niet voor persoonlijke mappen van gebruikers. Tenslotte kun je rechten toekennen aan gebruikers, zodat niet alle documenten voor alle gebruikers toegankelijk zijn.

Samenwerken in PowerPoint

Ook samen een document bewerken kan in PowerPoint met behulp van OneDrive. Wanneer het document is opgeslagen in OneDrive en gedeeld is met andere gebruikers, kunnen meerdere collega’s tegelijk de presentatie bewerken. Dit kan zowel in de desktopapplicatie van PowerPoint, als in de online versie: PowerPoint Online.

Plugins voor PowerPoint

Om het gebruiken van PowerPoint als DMS een stukje makkelijker te maken, kun je ook gebruikmaken van PowerPoint plugins. Het voordeel hiervan is dat je jouw documenten direct in PowerPoint beschikbaar hebt, zonder OneDrive te hoeven openen.

Een handige plugin hiervoor is Template Chooser van officeatwork. Met deze plugin kun je OneDrive documenten direct openen vanuit PowerPoint. Meer handige PowerPoint plugins? Bekijk dan de 30 beste PowerPoint plugins.

De voordelen van PowerPoint als DMS

Wanneer je PowerPoint en OneDrive gebruikt als document manager voor presentaties binnen jouw organisatie, zal je dezelfde voordelen ervaren als wanneer je een documentmanagementsysteem gebruikt. Documenten kun je op een centrale plaats opslaan en samen bewerken. Zo heb je meer controle op welke documenten worden gebruikt en op het aanhouden van de huisstijl door collega’s.

PowerPoint nóg makkelijker maken met Slidebuilder

Eerlijk is eerlijk: PowerPoint als DMS laat te wensen over. Daarom ontwikkelden we zelf een PowerPoint plugin waarmee PowerPoint HET documentmanagementsysteem is voor presentaties binnen jouw organisatie!

De plug-in Slidebuilder is een extra tab in PowerPoint met slechts 5 knoppen, waarmee iedere medewerker gemakkelijk zelf een professionele presentatie maakt. Volledig binnen de huisstijl van jouw organisatie. Onder de 5 knoppen vind je alles terug wat je nodig hebt om een presentatie te maken: de template, slidebibliotheek, iconen- en afbeeldingenbank en inspiratie. Zo heb je altijd de juiste slides en visuele elementen beschikbaar die voldoen aan de huisstijl van de organisatie! Lees hier meer over Slidebuilder.

Een afbeelding van Slidebuilder plugin in PowerPoint

Hoe Slidebuilder werkt

Met Slidebuilder in PowerPoint als DMS ervaar je de volgende voordelen:

Controle op gebruikte slides binnen de organisaties

Met Slidebuilder heb je controle op welke slides en presentaties er intern worden gebruikt. De template en slidebibliotheek worden op één centrale plek ingesteld voor alle medewerkers. Zo kun je dus eenvoudig updates voor de hele organisatie in een keer doorvoeren.

Afbeelding van Slidebuilder met voorbeelden van een slidebibliotheek om gemakkelijk dia's te selecteren.

Alle presentaties voldoen aan de huisstijl

Door het centraal aanbieden van de template, slidebibliotheek, afbeeldingen en iconen met behulp van Slidebuilder zorg je er voor dat alle presentaties binnen de organisatie voldoen aan de huisstijl. Doordat alle elementen in Slidebuilder voldoen aan de huisstijl, kost het medewerkers geen moeite om een presentatie te maken die hieraan voldoet.

 

De afbeeldingen die makkelijk toe te voegen zijn door middel van Slidebuilder

Consistentie in presentaties

Door de slides direct binnen PowerPoint aan te bieden, zorg je er voor dat alle medewerkers presentaties kunnen maken van dezelfde kwaliteit en in dezelfde stijl. Doordat medewerkers dezelfde slides en visuele elementen gebruiken zul je daarnaast zien dat presentaties binnen de organisatie een stuk consistenter zijn. Daarnaast zorgen de instructies naast de slides ervoor dat ook medewerkers zonder PowerPoint kennis, eenvoudig een presentatie binnen de huisstijl kunnen maken.

Een voorbeeld van een slide met instructies die geplaatst wordt door middel van Slidebuilder

Tijdbesparing

Medewerkers hoeven met Slidebuilder nooit meer te zoeken naar templates, slides, afbeeldingen en iconen die ergens op een server staan opgeslagen: deze zijn direct in PowerPoint beschikbaar. Dit zorgt er voor dat het maken van een presentatie een stuk sneller en efficiënter gaat.

Wordt PowerPoint jouw DMS?

Zoals ik je heb laten zien heb je met Slidebuilder hét documentmanagementsysteem voor presentaties binnen jouw organisatie. Download de demoversie en probeer Slidebuilder nu gratis!

Banner slidebuilder blogs

Over de schrijver
Reactie plaatsen

Wij gebruiken Cookies